		2011. 12. 1. 제정 2017. 4. 14. 개정
제1장 총 칙 제1조(목적) 제2조(적용범위) 제3조(정의) 제2장 기록관의 구성 및 분장업무 제4조(소속 및 인원구성) 제5조(기록물관리책임자) 제6조(자문위원의 위촉 등) 제7조(주요업무 및 분장업무) 제3장 기록물의 생산 및 등록 제8조(기록물의 생산) 제9조(조사·연구·검토서의 작성) 제10조(회의록의 작성·등록) 제11조(시청각기록물의 생산·등록) 제12조(중요기록물의 생산·관리) 제13조(기록물의 등록) 제14조(생산·접수등록번호의 표기) 제4장 기록물 분류 및 편철 제15조(기록물의 편철 및 편철시기) 제16조(일반문서류의 편철 및 관리) 제17조(카드류의 편철 및 관리) 제18조(도면류의 편철 및 관리) 제19조(사진·필름류의 펀철 및 관리) 제20조(기록물철의 분류번호 표시) 제5장 기록물의 보관 및 보존 제21조(기록물의 보관 및 관리) 제22조(기록물의 보존기간) 제23조(기록물분류기준표) 제24조(기록물의 정리) 제25조(기록물의 이관) 제26조(기록물의 보존) 제27조(기록물의 평가 및 폐기)	제6장 기록물평가심의회 운영 제28조(기록물평가심의회의 구성) 제29조(기록물평가심의회의 기능) 제30조(평가·폐기 심의 기준) 제31조(기록물평가심의회의 개최와 의결) 제32조(준수사항) 제33조(심의회 기록의 관리) 제7장 기록물의 전산화관리 제34조(보존시설 및 장비의 확보) 제35조(기록관리시스템 및 장비구축) 제36조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) 제37조(중요기록물의 전산화) 제38조(전산화 기록물의 보존관리) 제39조(전자기록물의 백업 및 보존) 제8장 보안·재난관리 및 점검 제40조(보안관리) 제41조(재난관리) 제42조(점검) 제9장 기록물의 대출 및 열람 제43조(열람시간) 제44조(열람 및 대출의 자격) 제45조(열람 준수사항) 제46조(대출의 한도 및 기간) 제47조(열람․대출의 제한) 제48조(대출 기록물의 전대금지) 제49조(대출 기록물의 반납) 제10장 보칙 제50조(기록물 관리실태 점검 및 교육) 제51조(세부사항) 부 칙

제1장 총    칙

5090  기록관 운영 및 기록물관리 규정

제1조(목적) 이 규정은「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 ‘공공기록물법’이라 한다) 제13조(기록관) 및 동법 시행령 제10조(기록관의 설치)의 규정에 따라 대한석탄공사 기록관(이하 ‘기록관’ 이라 한다)을 설치하고, 그 운영과 기록물의 효율적 관리 및 안전한 보존에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 규정은 대한석탄공사 및 소속기관에 적용되며 기록관 운영과 기록물관리에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “기록물”이라 함은 대한석탄공사(이하 ‘공사’라 한다)의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존․관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

4. “소속기관”이라 함은 대한석탄공사 장성·도계·화순광업소 및 인천·석항·호남사무소, 연구소를 말한다.

5. “처리부서”라 함은 기록물의 생산·등록·배부·분류·정리·보관·이관·수발업무 지원 등의 기록물관리에 관한 업무를 수행하는 부서를 말한다.

6. “전자기록생산시스템”이라 함은「행정효율과협업촉진에관한규정」제3조 제10호, 제11호, 제12호에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.

7. “기록관리시스템”이라 함은 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 보존매체 수록본 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하기 위해 사용하는 시스템을 말한다.

8. “단위업무”라 함은 1인 또는 소수의 인원으로 구성된 부서에게 분장되는 수준의 업무 또는 사업으로서 직제개정 등의 업무변경 시에도 2개 이상으로 분리되기 어려운 수준까지 세분화된 업무 또는 사업단위를 말한다.

9. “기록물철”이라 함은 단위업무의 범위 안에서 2건 이상의 관련 기록물을 편철한 기록물 묶음의 최소단위로 기록물관리의 기본단위를 말한다.

10. “기록물분류기준표”라 함은 단위업무별로 기록의 처분 기준을 제시한 표로서 기능 분류번호, 보존기간, 업무설명, 보존방법, 보존장소, 비치기록 여부 등의 보존 분류 기준, 검색어 지정 기준 등의 기록물 관리기준을 말한다.

11. “중요기록물”이라 함은 『대한석탄공사법』제1조의 설립목적에 따라 동법 제10조 각호의 사업을 수행하는 과정에서 생산, 관리되는 모든 형태의 기록물 중 그 업무를 설명할 수 있는 핵심기록으로 지속적인 보존·관리가 필요한 기록물을 말한다.

제2장 기록관의 구성 및 분장업무

제4조(소속 및 인원구성) ①기록관은 본사 기록관리부서에 설치하고, 당해 부서의 장이 기록관의 장이 된다.

②기록관의 장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리․기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행을 전담할 적정규모의 근무인원을 확보․배치하여야 한다.

③기록관의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하도록 하여 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하도록 하여야 한다.

제5조(기록물관리책임자) ①제4조 제3항과 관련하여 기록물관리책임자는 다음 각호의 업무를 수행하여야 한다.

1. 기록물 및 기록물철의 등록·관리

2. 단위업무별 기록물철 작성기준 수립

3. 기록물 정리, 보관, 이관 및 생산현황 통보

4. 그 밖에 처리부서의 기록물관리에 관한 사항

②제1항과 관련하여 기록물관리책임자는 기록관리 업무를 지원할 기록물관리담당자를 두어야 하며 이는 서무업무를 담당하는 직원으로 한다.

제6조(자문위원의 위촉 등) ①기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.

②자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 대한석탄공사의 장이 위촉하며, 자문위원의 위촉 기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.

③기록관의 장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제7조(주요업무 및 분장업무) ①기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립․시행

2. 소관 기록물 수집․관리 및 활용

3. 기록물분류기준표(기록관리시스템 도입시 기록관리      기준표)의 관리

4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로      의 통보

5. 국가 지정 공사 중요기록물의 영구기록물관리기관      으로 이관

6. 중요기록물, 주요 회의록, 조사․연구․검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가·폐기 관리

9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류    10. 기록물 서고 관리

11. 기록물 정수 점검 및 실태조사

12. 기록물관리 지도․교육 운영 계획의 수립 및 시행

13. 본사 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도․감       독 및 지원

14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

15. 기록관의 시설 및 장비 관리

16. 기록관리시스템(자료관시스템)의 설치 및 운영

17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검        색․열람제공

18. 소관 비전자기록물의 전자화

19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체       수록

20. 소관 기록물의 검색․열람 제공

21. 정보공개 접수 창구 운영

22. 기록물 편찬․전시․홍보

23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성․관리

24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

②제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관의 장이 정한다.

③기록관의 장은 기록관의 업무와 중복되는 기능·기구가 있을 경우, 관련부서와의 협의를 거쳐 유사업무통합을 추진하여야 한다.

제3장 기록물의 생산 및 등록

제8조(기록물의 생산) ①기록관의 장은 공사에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산․등록될 수 있도록 하여야 한다.

②기록관의 장은「공공기록물관리에관한법률」 시행령 제17조 내지 제19조에 따른 조사․연구․검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산 등록․관리 기준을 작성․관리하여야 한다.

제9조(조사·연구·검토서의 작성) ①다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 추진하고자 하는 경우에는 미리 조사·연구·검토서를 작성하여 보존하여야 한다.

1. 법령의 제정 또는 개정 관련 사항

2. 주요 정책의 결정 또는 변경

3. 국제기구 또는 외국 정부와 체결하는 주요 조약·협약·협정·의정서 등

4.『국가재정법』제38조 제1항에 해당하는 대규모 사업 또는 동법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 개발사업

5. 그 밖에 『대한석탄공사법』제1조의 설립목적에 따라 동법 제10조 각호의 사업을 수행하는 과정에서 발생하는 기록물 중 기록관의 장이 조사·연구·검토서의 작성이 필요하다고 인정하는 사항

②제1항에 따른 조사․연구․검토서를 작성하는 때에는 다음 각호의 사항이 포함되어야 한다.

1. 조사·연구·검토의 배경

2. 제안자 등 관련자의 소속·직급 및 성명

3. 기관장 또는 관계 기관의 지시·지침 또는 의견

4. 관련 현황, 분석자료 및 검토 내용

5. 각종 대안과 조치 의견

6. 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등

제10조(회의록의 작성·등록) ①다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 한다.

1. 기관장이 참석하는 주요 회의

2. 임원이 참석하는 주요 회의

3. 주요 정책의 심의 또는 의견 조정을 목적으로 간부급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의

4. 사규에 따라 구성되어 운영하는 위원회 또는 심의회

5. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의

②제1항에 따른 회의록에는 별지 제1호 서식에 따라 회의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행 순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항 및 표결 내용에 관한 사항이 포함되어야 하며, 전자기록생산시스템에 회의록을 등록하여 관리하여야 한다.

제11조(시청각기록물의 생산·등록) ①다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다.

1. 기관장·임원의 주요 업무 관련 활동과 인물사진

2. 국가의 원수·수상, 그 밖에 주요 인사의 동정 중 공사와 관련되는 사항

3. 공사의 주요 행사

4. 공사의 중요 협약·협정·교류 등의 추진과 관련된 활동

5.『국가재정법』제38조 제1항에 해당하는 대규모 사업 또는 동법 시행령 제14조에 해당하는 대규모 개발사업

6. 대규모의 토목·건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항

7. 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항

8. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고로서 기관장이 시청각기록물의 작성·보존이 필요하다고 인정하는 사항

9. 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항

10. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

②제1항에 따라 작성되는 시청각기록물은 별지 제2호 서식에 따라 전자기록생산시스템으로 등록·관리함을 원칙으로 하며, 시행 전․시행 과정 및 시행 후의 주요 상황을 구체적으로 파악할 수 있도록 생산하여야 한다.

제12조(중요기록물의 생산·관리) ①공사의 핵심적인 업무 수행을 증명 또는 설명하고, 역사적·행정적·증빙적 가치 등이 높다고 판단되는 기록물은 중요기록물로 지정하여 생산·보존·관리하여야 한다. 중요기록물의 지정 범위는 다음의 각호와 같다.

1. 공사의 설립과 발전, 목표, 주요 계획 관련 기록물

2. 임원의 중요 업적 및 수상 관련 기록물

3. 임직원의 인사관리 관련 기록물

4. 기관 주요 위원회와 회의 관련 기록물

5. 조직 및 직제 개편, 운영 정원에 관한 기록물

6. 중요 시설 준공, 확장, 폐쇄 등과 관련한 기록물

7. 주요 사업에 관한 계획, 검토, 결과 및 관련 계약 및 협정에 관한 기록물

8. 법규, 판결문 등 조직의 법적·행정적·제도적 권리와 의무에 관한 기록물

9. 기타 공사와 관련하여 외부인 및 외부기관이 소유하고 있는 주요 역사기록물(기록관에서 수집한 기록물에 한함)

②제1항의 각호에서 설명하는 기록물에도 불구하고 공사 기록물분류기준표에 따라 보존기간이 30년 이상이거나 기록이 가지는 가치에 따라 별도 지정할 수 있다.

③중요기록물의 생산과 등록은 전자기록생산시스템을 통해 하는 것을 원칙으로 하며, 수집한 기록물에 한해서는 기록관에서 별도 시스템에 등록·관리할 수 있다.

④기록관의 장은 중요기록물의 유형에 따라 적절한 보존조치를 하여야 하며 기록물이 훼손되지 않도록 유형별 보존용품을 통해 보존·관리하여야 한다.

⑤기록관의 장은 비전자 형태로 중요기록물이 생산·수집되거나 활용빈도가 높은 기록물은 디지털화 작업을 통해 이중보존하여 관리·활용될 수 있도록 하여야 한다.

제13조(기록물의 등록) ①모든 기록물은 각 처리부서에서 생산․접수한 때에 공사의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. 다만, 기록물의 특성상 등록번호를 부여할 수 없는 경우에는 전자기록생산시스템으로 해당 기록물의 고유한 식별번호를 부여하여 등록번호로 대체할 수 있다.

②제1항에 따라 기록물을 등록하여 생산 또는 접수등록번호를 부여하는 시점은 다음 각 호의 어느 하나에 따른다.

1. 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물에 대하여는 결재 또는 보고가 끝난 후 생산등록번호를 부여한다.

2. 결재 또는 검토과정에서 반려되거나 중요한 내용의 수정을 위하여 재작성된 경우 필요하다고 인정될 때에는 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후에 생산등록번호를 부여한다.

3. 사진·필름류의 시청각기록물에 대하여는 촬영물 중 보존대상 기록물로 적합한 작품을 선정한 후 생산등록번호를 부여한다.

4. 비디오·오디오류의 시청각기록물에 대하여는 촬영·녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 생산등록번호를 부여한다. 다만, 편집장비를 보유하지 아니한 경우에는 편집되지 않은 상태의 기록물을 그대로 등록할 수 있다.

5. 접수기록물에 대하여는 접수와 동시에 접수등록번호를 부여한다.

③제1항에 따른 등록번호는 각각 시스템 구분, 처리과 기관코드, 연도별 등록일련번호로 구성한다. 다만, 등록번호 표기방식과 구성은 대한석탄공사 사장에 의해 정할 수 있다.

④기록물의 본문과 첨부물의 규격 차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등 첨부물을 본문에서 떼어내어 따로 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 분리하여 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산 또는 접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다.

⑤기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템(자료관시스템)에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

제14조(생산·접수등록번호의 표기) ①제13조 제1항에 따라 기록물의 처리부서에서 부여하는 생산등록번호는 다음 각호의 방법으로 표기한다.

1. 기안문·시행문 등 생산등록번호 또는 문서번호란이 설치되어 있는 기록물은 생산등록번호란 또는 문서번호란에 생산등록번호를 표기한다.

2. 생산등록번호란 또는 문서번호란이 설치되어 있지 않은 문서·카드류·도면류 등의 기록물은 그 기록물의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 표시를 하여 생산등록번호를 표기한다.

3. 사진·필름류의 기록물은 사진 뒷면이나, 그 사진·필름 등을 넣은 봉투 또는 그 사진·필름 등을 부착한 종이의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다. 다만, 동일한 내용의 사진과 필름 등에 대하여는 동일한 생산등록번호를 표기하여야 한다.

4. 테이프·디스크·디스켓류의 기록물에 대하여는 당해 기록물과 그 보존용기에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다.

5. 그 밖에 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물에 대하여는 당해 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다.

②제13조 제1항에 따라 기록물의 접수부서에서 부여하는 접수등록번호는 다음 각호의 방법으로 표기한다.

1. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물은 접수번호란에 접수등록번호를 표기한다.

2. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물 외의 접수기록물에 대하여는 제1항 각 호와 동일한 방법으로 우측 상단의 여백에 별표 1의 표시방법에 따라 접수등록번호를 표기한다.

③제1항과 제2항에 따라 생산등록번호 또는 접수등록번호를 그 기록물에 표기하는 경우에는 처리과 기관코드에 갈음하여 처리과명을 표기한다.

④제1항과 제2항에도 불구하고 기록물 등록번호를 표기할 수 없는 전자기록물의 경우에는 등록번호를 표기하는 대신 그 등록번호를 등록정보로 관리할 수 있다.

제4장 기록물의 분류 및 편철

제15조(기록물의 편철 및 편철시기) ①생산·접수된 문서는 사안별로 기록물분류기준표에 의한 실, 팀(부)별 단위업무 하위에 기록물철을 생성하여 편철하며, 동일한 기록물철 안에 전자문서와 종이원본문서가 모두 존재하는 경우에는 전자기록생산시스템과 진행문서철의 명칭을 동일하게 작성하여 각각 관리하여야 한다.

②기록물의 분류 및 편철은 등록과 동시에 실시하여야 하며 기록물분류기준표의 단위업무 하위에 기록물철을 생성하여 기록물을 발생순서에 따라 편철한다.

③제2항에 따른 기록물철의 생성 기준은 각 처리부서에서 정하되, 기록관에 검토를 거쳐 최종 승인 후 반영하여 사용하여야 한다.

제16조(일반문서류의 편철 및 관리) ①각 처리부서에서 업무 진행 또는 활용 중인 일반문서류는 별표 2의 규격에 의한 진행문서철에 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.

②처리완결된 일반문서류는 진행문서철에서 분리하여 별표 3의 보존용 표지를 추가로 씌워 별표 4의 제목표지 및 별지 제3호 서식에 따라 색인목록을 작성하여 기록물과 함께 넣어 편철용 클립으로 고정시킨 후 별표 5의 규격에 따른 보존상자에 단위업무별로 넣어 관리한다.

③보존용 표지로 편철시 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하며, 편철해야 할 기록물의 양이 그 이상일 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하고, 분철된 기록물철은 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호 안에 권 호수만 다르게 표시하여야 한다.

제17조(카드류의 편철 및 관리) ①카드류는 처리부서에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않은 상태로 카드보관함에 넣어 관리한다.

②처리부서에서 비치활용이 끝난 카드류는 별표 6의 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리한다.

③제2항에 따라 카드류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우에는 각 보존봉투의 맨 위에는 별지 제3호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 카드를 배열하여야 하며, 보존봉투당 카드의 편철량은 30건 이내로 함을 원칙으로 한다.

제18조(도면류의 편철 및 관리) ①도면류는 기록물철 단위로 별표 7의 도면류 보존봉투에 펼친 상태로 넣어 관리한다.

②제1항에 따라 도면류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제3호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록 순서에 따라 도면을 배열하여야 하며, 보존봉투당 도면의 편철량은 30매 이내로 함을 원칙으로 한다.

제19조(사진·필름류의 편철 및 관리) ①사진·필름류는 기록물철 단위로 그 사진·필름의 규격에 적합한 별표 8의 사진·필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.

②제1항에 따라 사진·필름류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제3호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 기록물을 배열하여야 한다.

제20조(기록물철의 분류번호 표시) ①기록물철의 표지, 보존상자 또는 보존봉투와 색인목록에는 기록물분류기준표에 의한 해당 기록물철의 분류번호를 표시하여야 한다.

②테이프·디스크·디스켓류의 기록물에 대하여는 본체와 보존상자에 적합한 규격으로 별표 9에 따라 그 기록물철의 분류번호를 표시하여야 한다.

제5장 기록물의 보관 및 보존

제21조(기록물의 보관 및 관리) ①처리부서는 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에 기록물을 해당부서에서 보관할 수 있다. 다만, 수시로 열람할 필요가 있는 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년까지 처리부서에서 보관할 수 있다.

②제1항에 따른 보존기간의 기산일은 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 경우에는 해당 업무가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.

③기록물은 보존기간, 공개여부, 비밀여부 및 접근권한 등을 분류하여 관리하여야 한다.

제22조(기록물의 보존기간) ①기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 별표 10과 같다. 단위업무별 보존기간은 기록물분류기준표에 의한다.

②기록물의 보존기간은 단위업무별로 책정하되, 처리부서에서는 단위업무 하위에 기록물철 작성기준을 수립하여 기록관에 검토를 거쳐 최종 승인 후 단위업무의 보존기간을 상위하지 않는 범위내에서 기록물철에 적합한 보존기간을 책정할 수 있다.

③제2항과 관련하여 보존기간이 재책정된 경우나 기록관의 장이 특별히 보존기간을 달리 정할 필요가 있다고 판단하여 보존기간의 변경을 요구한 경우에는 그 처리부서의 장은 이를 반영하여야 한다.

제23조(기록물분류기준표) ①기록관은 업무과정에 기반을 둔 기록물분류기준표를 작성·운영하여야 하며, 기록물분류기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정사유, 비치기록물 해당 여부, 보존장소, 보존방법, 공개여부 및 접근권한 등의 관리 기준을 포함하여야 한다. 이 경우 기록물분류기준표는 전자기록생산시스템으로 반영·관리하여야 한다.

②제1항에 따른 기록물분류기준표에는 처리부서 기관코드, 기능분류번호, 보존기간 기준 및 기록물의 검색에 필요한 특수목록의 지정 등에 관한 사항이 포함되어야 한다.

③기록물의 기능분류번호는 기능분류기준에 따라 대기능·중기능·소기능·단위업무·기록물철의 5단계로 구분하여 부여한다.

④단위업무별 보존기간은 중앙기록물 관리기관의 장이 정하는 보존기간 준칙에 따라 공사에서 정하여 시행하되, 중앙기록물 관리기관의 장과 최종 협의하여 확정한다.

⑤처리부서의 장은 직제개정 또는 업무의 신설, 폐지 등으로 기록물분류기준표의 변경이 필요하다고 인정되는 때에는 지체없이 기록관의 장에게 변경 의견을 제출하여야 하며, 기록관의 장의 승인 후 최종 반영한다.

⑥매년 기록물 정리기간 종료 직후 전년도에 신규로 시행하였거나 보존기간이 변경된 단위업무명, 단위업무 설명 및 단위업무별 보존기간 등을 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 한다.

제24조(기록물의 정리) ①기록관의 장은 공사의 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부․접근권한 재분류, 분류․편철․확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.

②처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관의 장에게 전자문서시스템을 통하여 통보하여야 한다. 기록물의 정리는 다음 각 호의 사항을 포함하여야 한다.

1. 전자기록생산시스템에 미등록된 기록물의 여부를 확인한 후 누락 기록물을 추가 등록하여야 한다.

2. 등록정보와 실제 기록물 상태의 일치 여부를 확인한 후 미비사항을 보완하여야 한다.

3. 접근권한, 공개여부, 비밀여부를 확인한 후 해당 항목의 변경이 필요한 경우 등록정보를 수정하여야 한다.

4. 생산등록번호 또는 접수등록번호가 표시되지 않은 기록물의 여부를 확인한 후 누락된 기록물의 생산등록번호 또는 접수등록번호를 표기한다.

5. 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 경우 기록물철 단위의 면표시를 최종적으로 확인한 후 확정·표기하여야 한다.

6. 기록물철은 생산년도별·보존기간별·단위업무별로 구분하여 보존상자에 담아 정리하여야 하며, 생산년도는 그 기록물철의 종료년도를 기준으로 하여야 한다.

7. 비치활용이 종료된 카드류는 보존봉투에 담아 이관할 수 있도록 편철·정리하여야 한다.

③기록관의 장은 공사 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제25조(기록물의 이관) ①기록관은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관하여야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.

②제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내까지 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.

③직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관의 장은 인계인수 부서간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무 승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

④처리부서에서 생산 완결된 기록물의 기록관으로 이관은 기록관의 실시계획에 따라 매년도 상반기에 일괄적으로 1회 시행함을 원칙으로 한다. 다만, 특별한 사정이 있는 경우에는 횟수와 시기 등을 탄력적으로 조정하여 운영할 수 있다.

제26조(기록물의 보존) ①기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

②제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관의 장이 정한다.

③기록관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제27조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록물관리에관한법률」제27조 제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행하되, 기록물평가심의회 구성 및 운영에 관하여는 본 규정 제6장 “기록물평가심의회 운영”으로 정한다.

①모든 기록물(전자기록물 포함)에 대하여 처리부서에서는 어떠한 경우에도 일체 폐기 할 수 없으며, 폐기대상 문서는 기록관으로 이관하여 평가 후 폐기하여야 한다.

②처리부서에 보관중인 기록물을 폐기하고자 하는 경우에는 매년 기록관의 평가·폐기 실시계획에 따라 일괄적으로 폐기대상목록을 기록관으로 제출하여야 하며, 기록관은 이를 토대로 폐기대상 기록물 목록을 작성하고, 기록물평가심의회를 개최하여 해당 기록물의 폐기 여부를 최종적으로 결정한다.

③평가 대상 기록물은 처리부서에서 신청한 폐기대상목록 및 기록관에서 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 한하며, 기록물의 평가 및 폐기는 생산부서 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사, 기록물평가심의회 심의의 절차를 반드시 거쳐야 한다.

④기록관의 장은 폐기업무의 효율적 추진을 위하여 기록물평가심의회 개최시기 및 폐기처리 시기를 별도로 정할 수 있다.

⑤전자기록물을 폐기하는 경우에는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 삭제하여야 하며, 비전자기록물은 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 폐기하되 폐기 시 전 과정이 전문요원의 입회․감독하에 이루어져야 한다.

제6장 기록물평가심의회 운영

제28조(기록물평가심의회의 구성) ①공사 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)는 위원장 1인을 포함하여 5인의 위원으로 구성하며, 위원장을 포함한 내부위원 3인과 외부전문가 2인으로 구성한다.

②심의회의 위원장은 경영지원실장으로 하며, 위원장은 심의회 개최 전 내부위원 2인을 지명한다. 동 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두며, 간사는 기록물관리 전문요원으로 한다.

③심의회 위원의 임기는 내부위원의 경우에는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 외부전문가의 경우에는 2년으로 하되, 연임할 수 있다.

④민간전문가로 위촉하는 위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 회의수당 등 필요한 경비를 지원할 수 있다.

제29조(기록물평가심의회의 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의․의결한다.

1. 보존기간 경과 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기에 관한 사항

2. 평가대상 기록물의 생산부서 의견과 기록관리 전문요원 심사 결과에 대한 적정성 여부

3. 공사 보존 기록물에 대한 보존기간 조정

4. 그 밖에 기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항

제30조(평가·폐기 심의 기준) 제29조 제1호에 따라 보존기간 경과 기록물의 평가·폐기를 심의할 때에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 폐기를 보류하여야 한다.

1. 역사자료로서의 가치가 높아 영구보존할 필요가 있는 기록물

2. 행정적․증빙적 가치가 높은 기록물로서 보존이 필요한 기록물

3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사실 관련 기록물

4. 연구 자료로서 활용가치가 높다고 인정되는 기록물

5. 기록물의 보존기간이 낮게 책정되었다고 판단되는 기록물

제31조(기록물평가심의회의 개최와 의결) ①심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.

②심의회는 대면심의를 원칙으로 하되, 부득이한 경우에는 서면심의로 갈음할 수 있다.

③심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

제32조(준수사항) ①심의회 위원은 기록물평가심의 과정에서 취득한 정보를 누설하거나 관련 서류를 무단으로 유출하여서는 아니 된다.

②심의회 위원은 평가심의에 앞서 별지 제4호 서식의 기록물평가 심의 서약서를 작성하여 위원장에게 제출하여야 하며, 부득이한 사유로 심의회에 참석하지 못하는 경우에는 별지 제5호 서식의 서면 의견서로 대체하여 의견을 제출할 수 있다.

③심의회 위원은 기록물을 평가하고자 할 때 별지 제6호 서식의 기록물평가 심의서를 작성하여야 하고, 심의 종료 후 별지 제7호 서식의 심의회 의결서에 서명․날인 하여야 한다.

④기록물평가심의회 개최 시 간사는 회의록을 작성하여야 한다.

제33조(심의회 기록의 관리)  ①심의회의 간사는 기록물평가심의서, 심의의결서, 회의록을 전자기록생산시스템에 등록․관리 하여야 한다.

②기록물평가심의회 관련 기록물은 보존기간을 영구로 책정하여 보존하여야 한다.

제7장 기록물의 전산화관리

제34조(보존시설 및 장비의 확보) ①기록관의 장은 기록물의 안전한 보존․관리를 위하여 「공공기록물관리에관한법률」 시행령 별표 6의 기준에 따른 보존시설․장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

②기록관의 장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업 공간, 열람 공간, 사무 공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록물관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

제35조(기록관리시스템 및 장비구축) ①기록관에서는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

②기록관리시스템은 공사의 전자기록생산시스템 및 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색․활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

제36조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ①기록관의 장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

②기록관의 장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지․보수할 수 있다.

제37조(중요기록물의 전산화) ①기록관의 장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록물 중에서 활용가치와 보존가치가 높은 중요기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색․활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

②기록관의 장은 중요기록물의 전산화 추진 시 관련 기술 및 인력의 활용에 전문성을 필요로 할 경우, 기록물 전산화 전문 업체와 계약을 체결하여 제반 업무를 진행할 수 있다.

제38조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물은 스토리지(이동식 하드를 포함한다), 디스크, 자기테이프,(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD 자료로 구분하여 관리한다.

제39조(전자기록물의 백업 및 보존) ①기록관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

②백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

③백업 주기, 백업 방법, 백업 대상 및 점검주기에 대한 백업 관련 제반 사항은 기록관의 장이 결정하며, 백업 결과를 문서화하여야 한다.

제8장 보안·재난관리 및 점검

제40조(보안관리) ①기록관의 장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역(제한구역 포함)으로 지정하고, 보안업무규정 및 보안관리 지침에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

②기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람․견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 별지 제8호 서식의 서약서를 작성하여 미리 기록관의 장의 허가를 받아야 한다.

③공사 기록관 및 기록물의 보안관리에 대한 세부사항은 별도 지침으로 작성하여 운영한다.

제41조(재난관리) ①기록관의 장은 기록관 전산실 및 보존서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여야 한다.

②공사 기록관 및 기록물의 재난관리에 대한 세부사항은 별도 지침으로 작성하여 운영한다.

제42조(점검) ①기록관의 전산실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검

2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리

3. 기타 중요 전산자료 유지․보수 및 관련 업무

②기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동 상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부

2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

3. 보존 기록물에 대한 서고배치 및 정수점검

③이 밖에 전산실 및 서고관리를 위하여 필요한 사항은 기록관의 장이 필요하다고 인정하는 관련 업무를 이행하여야 한다.

제9장 기록물의 대출 및 열람

제43조(열람시간) 기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시(오전 9시)부터 종료 시(오후 6시)까지로 한다. 다만 기록관의 장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장․단축 또는 변경하여 운영할 수 있으며, 점심시간(12시~13시)은 열람시간에서 제외한다.

제44조(열람 및 대출의 자격) ①기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 공사의 직원

2. 타 부처 등의 직원 및 이외의 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

②제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지하며, 기록관의 장이 지정한 공간에서 열람하여야 한다.

제45조(열람 준수사항) ①열람은 기록관 내에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손․오손 또는 파기

2. 무단으로 열람실 외로의 반출

3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴

4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

②기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

③기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 내에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

④보존기간이 준영구 이상인 기록물의 열람은 사본으로 함이 원칙이되, 부득이한 사유로 원본을 열람하는 때에는 반드시 전문요원의 입회하에 제공하여야 한다.

제46조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 직원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회(7일)에 한하여 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하고자하는 자는 대출신청서 및 서약서를 작성하여 기록관의 장의 승인을 얻어야 한다.

4. 기록관의 장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제47조(열람․대출의 제한) 다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람․대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람․대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제48조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

제49조(대출 기록물의 반납) ①기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시

2. 그 밖에 기록관의 장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제10장 보칙

제50조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ①기록관의 장은 본사 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 하며, 점검 결과에 따라 후속 조치를 취해야 한다.

②기록관의 장은 기록물 관리업무와 관련하여 처리부서의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있으며, 일반 직원을 대상으로 연1회 이상 기록관리 기본교육을 실시하여야 한다.

제51조(세부사항) 이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관의 장이 따로 정할 수 있다

부    칙

제1조(시행일) 이 지침은 2011년 12월 1일부터 제정 시행한다.

제2조(시행일) 이 규정은 2017년 4월 14일부터 개정 시행한다.

[별표 1] 등록번호의 표시방법

1. 생산등록번호

가. 문서·카드류·도면류 등 보통규격 이상의 기록물
등록번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓
등록일자
처리부서
←------------ 5㎝ -------------→

나. 사진·필름·테이프·디스켓 등 소형규격의 기록물
↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓	등록	(등록번호)
		(등록일자)
	←------------ 3.5㎝ -------------→

2. 접수등록번호

가. 문서·카드류·도면류 등 보통규격 이상의 기록물
접수번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓
접수일자
처리부서
←------------ 5㎝ -------------→

나. 사진·필름·테이프·디스켓 등 소형규격의 기록물
↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓	등록	(접수번호)
		(접수일시)
	←------------ 3.5㎝ -------------→

[별표 2] 진행문서 파일

1호 파일(판지파일)	(단위 : cm)
2호 파일(플라스틱파일)	(단위 : cm)
파일 안쪽면	(단위 : cm)
비고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할 수 있음

[별표 3] 보존용 표지

210m×297m(중성지-무늬지 200g/㎡)

[별표 4] 제목 표지

210m×297m

(보존용지 1, 2종 70g/m2)

[별표 5] 보존상자 규격

(중성판지 800g/m2이상, 두께 1㎜ 이상)

[별표 6] 카드류 보존봉투

[별표 7] 도면류 보존봉투

[참조] ① 무명실이 부착된 고정고리

② 중성용지 200g/m2의 덮개

③ 이동용 종이 손잡이

[별표 8] 사진·필름류 보존봉투

①

②

③

분류번호표시

앞면

뒷면

(중성지 150g/㎡)

사진․필름 종류	세로①	가로②	덮개③
5×7 이하 사진 원판, 35mm, 120mm 필름	15	21	13
8× 10 이하 사진	27	22	4
8× 10 이상 사진	동일재질로 크기에 맞추어 제작함

사진․필름크기별 봉투 규격           [ 단위 : cm ]

[별표 9] 테이프·디스크·디스켓류의 분류번호 표시방법

가. 일반규격
분류번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓
생산년도
처리부서
←------------ 5㎝ -------------→

나. 소형규격
↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓	분류	(분류번호)
		(생산년도)
	←------------ 3.5㎝ -------------→

[별표 10] 보존기간 책정기준

보존기간	대상 기록물
영구	1. 공사의 핵심적인 업무수행을 증명하거나 설명하는 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 2. 국민이나 공사의 지위, 신분, 재산, 권리, 의무를 증명하는 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 3. 공사의 역사경험을 증명할 수 있는 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 4. 공사의 조직구조 및 기능의 변화, 권한 및 책무의 변화, 주요직위자의 임면 등과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 등
준영구	1. 재산, 권리, 의무를 증빙하는 기록물 중 관리대상 자체가 사망, 폐지, 그 밖의 사유로 소멸되어 영구보존 할 필요성이 없는 기록물 2. 토지수용,「보안업무규정」제30조에 따른 보호구역 등 국민의 재산권과 관련된 기록물 중 30년 이상 보존할 필요가 있는 기록물 3. 관계법령에 따라 30년 이상의 기간 동안 민·형사상책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 등
30년	1. 공사의 설치목적을 구현하기 위한 주요업무와 관련된 기록물로서 장기간 업무에 참고하거나 기관의 업무수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 관계법령에 따라 10년 이상 30년 미만의 기간 동안 민·형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 등
10년	1. 주요업무와 관련된 기록물로서 5년 이상 업무에 참고하거나 기관의 업무수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 실,팀장 등 부서장의 전결사항으로 공사의 주요업무를 제외한 일반적인 사항과 관련된 기록물 등
5년	1. 처리과 수준의 주요한 업무와 관련된 기록물로서 3년 이상 5년 미만의 기간동안 업무에 참고하거나 기관의 업무수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 기관을 유지하는 일반적인 사항에 관한 예산·회계 관련기록물(10년 이상 보존대상에 해당하는 주요사업 관련 단위과제에 포함되는 예산·회계 관련기록물의 보존기간은 해당 단위과제의 보존기간 준용) 등
3년	1. 행정업무의 참고 또는 사실의 증명을 위하여 1년 이상 3년 미만의 기간동안 보존할 필요가 있는 기록물 2. 각종 증명서 발급과 관련된 기록물(다만, 타법령에 별도로 규정된 경우에는 해당법령에 따름) 3. 처리과 수준의 주간·월간·분기별 업무계획 수립과 관련된 기록물 등
1년	1. 행정적·법적·재정적으로 증명할 가치가 없으며, 단순 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 기록물 2. 기관내 처리과간에 접수한 일상적인 업무와 관련된 사항을 전파하기 위한 지시공문 등

[별지 제1호 서식] 회의록 작성 서식

회의명
회의 주관부서
회의 개최일시
회의 장소
참석자 명단
회의 진행순서
상정안건
발언요지(속기록 또는 녹음기록인 경우 별첨 표시)
결정사항 및 표결내용
비고

[별지 제2호 서식] 시청각기록물 작성 서식

시청각 기록물
제목 :
생산일자	생산자명	생산장소	관련부서	유형	수량
기록물 설명
기록물 내용

[별지 제3호 서식] 색인목록

1. 일반문서류

기록물철 제목

분류번호 :                    (생산년도 :         )

일련 번호	일자	등록 번호	제목	보낸 기관	받은 기관	쪽 표시	전자문서 여부	비고

2. 도면·카드류

도면·카드 종류명

분류번호 :                    (생산년도 :         )

일련 번호	등록 번호	제목	쪽 표시	전자문서 여부	비고

3. 시청각기록물(사진·필름류)

기록물철 제목

분류번호 :                    (생산년도 :         )

일련 번호	등록 번호	제목	사진설명	사진형태	비고

4. 시청각기록물(오디오·영화·비디오류)

기록물철 제목

분류번호 :                    (생산년도 :         )

일련 번호	등록 번호	제목	내용요약	비고

[별지 제4호 서식] 기록물평가 심의 서약서

기록물평가 심의 서약서

본인은 대한석탄공사 기록물평가 심의회의 위원으로서 객관적이고 공정한 평가를 수행하기 위해 다음 사항을 준수할 것을 엄숙히 서약한다.

1. 본인은 대한석탄공사 기록물평가 심의에 있어 관련 법규를 준수하여 공정하고 객관적으로 평가하고 심의할 것을 서약한다.

2. 본인은 기록물평가 심의과정에서 취득한 정보 및 관련자료를 타인에게 누설 또는 유출하지 않으며, 이에 관여한 경우에는 관련 법규에 따라 처벌받을 것을 서약한다.

년    월    일

서 약 자 :

소    속 :

직위(급) :

성    명 :       (서명)

[별지 제5호 서식] 기록물평가 서면 의견서

서면 의견서

본인은 아래와 같은 사유로 기록물평가 심의회에 불참하게 되었기에 다음과 같이 서면으로『기록물평가심의서』를 검토하고 의견을 제출하는 바입니다.

일 시
안 건
불참사유
검토의견
심사위원	직위	성명	의결내용		서명
			가	부
위원

[별지 제6호 서식] 기록물평가 심의서

기록물평가 심의서

분류 번호	생산 부서	생산 년도	현재 부서	기록물철 제목	보존 기간	보존 기간 만료일	위치 번호	생산부서 처리의견					전문요원 평가의견				심의회 의견
								폐기	보류	재책정	사유	작성자	폐기	보류	재책정	사유

[별지 제7호 서식] 기록물평가 심의 의결서

기록물평가 심의의결서

일시
장소
안건
심사내용
의결주문
심사위원	직위	성명	의결내용		서명
			가	부
위원장
위원
위원
위원
위원
간사

[별지 제8호 서식] 기록관 출입 및 기록물 열람 서약서

기록관 출입 및 기록물 열람 서약서

본인은 대한석탄공사 기록물의 열람을 위해 보존서고를 출입함에 있어 다음 사항을 준수할 것을 엄숙히 서약한다.

1. 본인은 대한석탄공사 기록물 보존서고의 기록물을 열람함에 있어 기록물관리전문요원의 허락없이 사용함으로써 발생되는 분실, 훼손 등에 대하여 모든 책임을 진다.

2. 본인은 기록물 보존서고의 기록물을 통해 취득한 정보 및 관련자료를 타인에게 누설 또는 유출하지 않으며, 이에 관여한 경우에는 관련 법규에 따라 처벌받을 것을 서약한다.

년    월    일

서 약 자 :       (서명)

확 인 자 :       (서명)