		1962. 2. 10. 제정 2008. 12. 22. (제13차 개정)
제1장 총 칙 제1조 목 적 제2조 적용범위 제3조 용어의 정의 제4조 문서처리의 원칙 제5조 문서의 성립 및 효력발생 제6조 문서의 발신 제7조 전자문서의 보안 제8조 전자이미지직인 및 전자이미지서명의 인증 제9조 문서의 분류 제10조 문서작성의 원칙 제2장 문서의 작성 및 처리 제1절 통 칙 제11조 문서의 규격 등 제12조 문서작성의 일반원칙 제13조 문서의 수정 제14조 문서의 면표시 및 각인 제15조 문서에 대한 표시 제2절 문서의 구성 제16조 문서의 구성 제17조 문서분류기호와 문서번호 제18조 항목구분 제19조 끝표시 제20조 발수신명의 제21조 직인날인 및 서명 제3절 문서의 접수 및 처리 제22조 문서의 접수 제23조 전산망 네트워크의 문서 접수 제24조 문서분류 및 처리 제25조 문서의 반송 등 제4절 기안 및 시행 제26조 문서의 기안 제27조 수정기안 제28조 일괄기안 제29조 장부에 의한 처리 제30조 보고문서 기안 및 시행상의 특례 제31조 협조 제32조 내부결재 문서처리 제5절 결 재 제33조 결 재 제34조 전자결재 제35조 간인방법 제36조 전결, 대결, 후열 제37조 발신방법의 지정 제38조 공개여부의 결정 제6절 발 송 제39조 시행문의 작성 제40조 발 송 제41조 전자문서 등의 발신 제42조 암호 또는 음어송신 제43조 취급자번호 제44조 송신부와 수신부	제7절 문서 통제 제45조 통제기관 제46조 문서의 통제 제3장 문서의 보관 및 보존 제1절 통 칙 제47조 정 의 제48조 문서의 보존기간 등 제49조 보존기관의 변경 제50조 보존기간의 기산 제51조 문서관리 단위 제2절 편철 및 보관 제52조 분 류 제53조 1건철 제54조 보관철의 사용 제55조 보관철 설정의 원칙 제56조 편철방법 제57조 보고자료의 처리 제58조 배 열 제59조 미결문서의 보관 제3절 인 계 제60조 인 계 제4절 보 존 제61조 보 존 제62조 전자문서의 보존․관리 제63조 점검 및 소독 제5절 대출 및 폐기 제64조 보존문서의 대출 등 제65조 보존기간 경과문서의 폐기 제66조 폐기문서의 인계 제4장 서식관리 제67조 서식의 종류 제68조 서식제정의 원칙 제69조 서식의 제정 및 개폐 제70조 서식의 승인신청 제71조 서식의 승인기준 제72조 승인의 표시 제73조 서식집의 활용 제5장 인 장 제74조 인장의 종류 및 비치 제75조 규격 및 내용 제76조 인장관리부서 제77조 교부 및 등록 제78조 전자이미지직인의 등록 및 관리 제79조 재교부 및 폐기 제80조 효력발생 제81조 전자계약 체결용 전자이미지직인 관리 제82조 날인방법 제6장 보 칙 제83조 외국어로 된 문서 제84조 문서에 관한 기타 표시인 부 칙

제1장   총    칙

제1조(목적) 이 규정은 공사의 문서의 작성, 처리, 통제, 보관, 보존, 서식 및 인장사용(이하 “문서사무”라 한다)에 관한 기준을 정하므로써 문서처리 및 관리의 간소화, 표준화 및 과학화를 기하여 행정의 능률을 높임을 목적으로 한다.

4010  문 서 규 정

4010 문서규정

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4010 문서규정

제2조(적용범위) ①공사에 있어서의 문서사무에 관한 기준은 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

②비밀문서의 문서사무에 관하여는 이 규정의 적용 을 받는 외에 비밀번호에 관한 법령에 의하여 처리 한다.

제3조(용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정 의는 다음과 같다. <2004. 8. 1 신설>

1. “문서”라 함은 공사의 내부 또는 부서 상호 간이  나 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서  (도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드 및 전자문서 등의 매체기록을 포함한다) 및 공사가 접수한 모든 문서를 말한다.

2. “기안문”이라 함은 업무처리를 위하여 문안을 작성하여 소정의 결재를 받은 문서로서 처리부서에 보관하는 원본문서를 말한다. <2008. 12. 22 개정>

3. “시행문”이라 함은 기안문에 의해서 수신처로 발   송하기 위하여 작성된 문서를 말한다.

4. “문서부서”라 함은 공사내의 문서의 분류․배    부․관리․수발업무지원 및 직인관리 등 문서에  관한 사무를 주관하는 부서를 말한다. <2008. 12. 22 개정>

5. “처리부서”라 함은 문서의 작성․분류․보관․발송․이관 등 문서사무를 처리하는 부서를 말한다. <2008. 12. 22 개정>

6. 누년 “일련번호”라 함은 연도구분과 관계없이 누년 연속되는 일련번호를 말한다.

7. “연도별 일련번호”라 함은 연도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로서 연도 표시가 없는 번호를 말한다.

8. “연도표시 일련번호”라 함은 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 말한다.

9. “결재권자□라 함은 사장 및 제36조의 규정에 의하 여 사장으로부터 결재권을 위임받은 자를 말한다.

<2005. 10. 1, 2008. 12. 22 개정>

10. “서명”이라 함은 공문서를 기안․검토․협조․결재 또는 시행하기 위하여 기안자․검토자․협조자․결  재권자 또는 발신명의인이 자필로 자기의 성명을 쓰거나 본인임을 알아볼 수 있도록 문자로 표시하는 것을 말한다.

11. “전산망(네트워크)”라 함은 전기통신설비, 전자계산조직 및 그 이용기술을 활용하여 정보를 처리․보관하거나 전송하는 정보통신 체제를 말한다.

12. “전자문서”라 함은 전자적인 형태로 작성․시행 또는 접수․처리 및 저장된 문서를 말한다. <2008. 12. 22 개정>

13.  “전자이미지서명”이라함은   기안자․검토자․협조자․결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다. <2005. 10. 1, 2008. 12. 22 개정>

14. “전자문서시스템”이라함은 문서의 기안․검토․협조․결재․유통․등록․시행․분류․편철․보관․보존․이관․접수․배부․공람․검색․활용․폐기 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다. <2005. 10. 1, 2008. 12. 22 개정>

15. “시스템관리자”라 함은 전자결재 및 전자문서 시스템의 운영을 관리하는 전산운영부서의 장을 말한다. < 2008. 12. 22 신설>

16. “전자이미지직인”이라 함은 관인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다. <2005. 10. 1, 2008. 12. 22 개정>

17. “보고통제”라 함은 소관업무의 집행, 사업소의 지휘감독 기타 업무수행에 필요한 보고를 요구함에 있어서 합리성․경제성 및 능률성을 높이기 위하여 행하는 보고 관계 업무의 사전심사․조정․승인 등의 행위를 말한다.

제4조(문서처리의 원칙) ①문서는 신속, 정확하고 간명하게 처리함을 원칙으로 하며 책임소재를 명백히 하여야 한다.

②다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유로 문서 로 처리하지 못한 경우에는 이를 즉시 문서로 작성․처리해야 한다.

1. 긴급하고 중요한 사항으로서 전화․구술 등 문서 아닌 방법으로 처리한 사항

2. 회의에서 합의된 사항

3. 그 밖에 향후 업무처리에 관계되거나 참고 될 것이라고 인정되는 사항 <2008. 12. 22 신설>

제5조(문서의 성립 및 효력발생) ①문서는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재(전자이미지 서명 또는 전자서명에 의한 결재를 포함한다. 이하 같다) 가 있음으로써 성립한다.  <2005. 10. 1 개정>

②문서의 효력은 관계법령, 규정에 따르며 제30조에 의거 시행문을 작성하지 아니하는 문서의 경우에는 최종결재가 있음으로써 효력이 발생한다. 다만, 공고 문서의 경우에는 다른  법령 및 공고문서에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 고시 또는 공고 가 있은 후 5일이 경과한 날로부터 효력이 발생한  다. <2004. 8. 1 신설, 2005. 10. 1 개정>

③전자문서는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우 를 제외하고는 수신자의 컴퓨터 파일에 등록될 때에 그 효력을 발생한다. <2004. 8. 1 신설>

④민원문서가 전산망을 통하여 접수 처리된 경우에는 당해 민원사항을 규정한 절차에 따라 접수 처리된 것으로 본다. <2004. 8. 1 신설>

제6조(문서의 발신) ①문서는 행정조직상의 계통에 따라 발신함을 원칙으로 한다.

②사업소에서는(광업소, 영업사소, 지원사소 등을 말한다. 이하 같다) 정부기관에 대하여 직접 문서를 발신할 수 없다. 다만, 단순한 업무연락, 통보, 자료 요구, 조회, 질의에 대한 응답 등 상급기관의 장이  승인한 문서는 직접 발신 할 수 있다.

제7조(전자문서의 보안) 시스템관리자는 전산망을 이용하여 전자문서를 유통함에 있어서 위조․변조 및 훼손 방지를 위하여 국가정보원이 안전성을 확인한 보안조치를 하여야 한다.

<2005. 10. 1, 2008. 12. 22 개정>

제8조(전자이미지직인 및 전자이미지서명의 인증) ① 외부기관으로 발신하는 전자문서에 사용하는 전자이미지직인은 본사의 인장관리부서에 신청을 하여 승인 후 시스템관리자의 협조를 받아 제78조(전자이미 지직인의 등록 및 관리)에 의거하여 등록 관리한다. <2005. 10. 1, 2008. 12. 22 개정>

②임직원은 전자문서의 처리를 위하여 본인의 서명 을 한글로 표기한 이름을 별지 제24호 사용자계정 및 전자이미지서명 등록․변경신청서에 작성하여 시스템관리자에게 등록을 의뢰하여야 하며, 시스템관리자는 본인여부를 확인한 후 전자이미지서명을 등록한다.

<2008. 12. 22 신설>

제9조(문서의 분류) 문서는 다음 각호와 같이 규정문서, 지시문서, 공고문서, 민원문서 및 일반문서 로 나눈다. <2008. 12. 22 개정>

1. 규정문서 : 정관, 내부규정 및 예규 등에 관한 문서를 말한다.

2. 지시문서 : 훈령, 지시, 일일명령 등 공사가 사업소 또는 소속직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

3. 공고문서 : 공고, 광고 등 일정한 사항을 일반 및 직원에게 알리기 위한 문서를 말한다.

4. 민원문서 : 민원인이 공사에 대하여 청원․신청․정보공개․질의 기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다. <2008. 12. 22 신설>

5. 일반문서 : 제1호 내지 제4호 이외의 모든 문서를 말한다. <2008. 12. 22 개정>

제10조(문서작성의 원칙) 문서는 다음 각호의 구분에 의하여 작성한다.

1. 규정문서는 조문형식에 의하여 작성하고 누년 일련번호를 사용한다.

2. 지시문서는 다음 구분에 의하여 작성한다.

가.	훈  령

상급기관이 하급기관에 대하여 상당한 기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기 위하여 발하는 명령으로서 조문형식 또는 별지 제1호서식의 시행문 형식에 의하여 작성하고 누년 일련번호를 사용한다.

나.	지  시

상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 하급기관에 개별적 구체적으로 발하는 명령으로서 시행문 형식에 의하여 작성하고 분류기호 및 연도별 일련번호를 사용한다.

다.	일일명령

당직, 출장, 시간외근무, 휴가 등 일일업무에 관한 명령으로서 시행문 형식 또는 별지 제2호내지 제 5호서식에 의하여 작성하고 연도별 일련번호를 사용한다.

3. 공고문서는 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로서 연도별 일련번호를 사용한다.

4. 일반문서는 제1호 내지 제3호에 속하지 아니하는 문서로서 시행문 형식에 의하여 작성하고 분류 기호 및 연도별 일련번호를 사용한다. 다만, 협조문, 회보 및 보고서는 다음의 구분에 의하여 작성한다.

가.	협조문

보조기관 또는 보좌기관 상호간에 업무협조, 업무연락, 통보, 조회 등을 하는 경우에 사용하는 문서로서 별지 제25호서식의 협조문 형식에 의하여 작성하고, 분류기호 및 작성부서의 연도별 일련번호를 사용한다.

나.	회  보

기관의 장이 소속직원 또는 하급기관에 업무연락, 통보 등 일정한 사항을 알리기 위한 경우에 사용하는 문서로서 별지 제2호의 회보형식에 의하여 작성하고 연도별 일련번호를 사용한다. <2008. 12. 22 개정>

다.	보고서

특정한 사안에 관한 현황 또는 연구검토결과 등을 보고하거나 건의하는 때에 사용하는 문서로서 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별지 제13호서식의 기안문 형식에 의하여 작성한다.

제2장  문서의 작성 및 처리

제1절  통  칙

제11조(문서의 규격등) ①문서의 작성에 쓰이는 용지의 규격은 가로 210mm, 세로 297mm로 색깔은 흰 색으로 함을 원칙으로 한다.

②문서는 용지의 위로부터 20mm, 왼쪽으로부터  15mm, 오른쪽 및 아래로부터 각각 15mm의 여백을 두어야 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의 환기 등특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다. <2008. 12. 22 개정>

제12 조(문서작성의 일반원칙) ①문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글 맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

②문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다.

③문서에 사용하는 날짜의 표기는 숫자로 하되 연월일의 문자는 생략하고 점( . ) 을 찍어 년.월.일을 구분한다.

④문서에 쓰는 시간은 24시각제에 따라 숫자로 하되 시.분의 문자는 생략하고 두점( : )을 찍어 시. 분을 구분한다.

제13조(문서의 수정) ①문서의 일부분을 삭제 또는 수정할 때에는 삭제 또는 수정한 글자 중앙에 두선을 그어 원안의 글자를 알 수 있도록 하고 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 날인 하여야 하며, 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여 백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 날인하여야 한다.

②전자문서를 제1항의 규정에 따라 수정할 수 없을 때에는 반려하거나, 검토자․결재자 등이 결재 진행 중에 직접 수정 처리 후 시행하되, 수정한 내용의 이력이 명시되어야 한다. <2005. 10. 1, 2008. 12. 22 개정, 단서 삭제>

제14조(문서의 면표시 및 간인) ①전후관계를 분명히 할 필요가 있는 중요한 문서가 두장이상으로 이루어 진 때에는 문서의 하부중앙에 전면수와 그 면의 일련번호를 기입한다.

②첨부서류는 면의 표시를 따로하며 전면수를 생략할 수 있다.

③문서가 2장 이상 계속되는 경우에는 그 합철되는 부분에 직인으로 간인한다. 다만, 경미한 내용일 때 에는 그러하지 아니하다.

제15조(문서에 대한 표시) ①문서의 내용을 기관의  장이 스스로 처리하여야 하거나, 반드시 알고 있어 야 할 문서에는 별표1에 의한 “관리통제”의 표시를 하여야 하며, 신속히 전달되거나 처리되어야 할 내 용의 문서에는 별표2에 의한 “지급”의 표시를 하여 야 한다.

②제1항의 규정에 의한 표시는 기안문에는 기안자가 기안용지의 시행상 특별취급란에, 시행문에는 문서 통제자가 시행문의 분류기호 위에 각각 표시하고 문서를 봉투에 넣어 발송할 때에는 그 봉투 표면의 적당한 여백에 표시를 하여야 한다.

③문서에 서식, 금전, 유가증권, 참고서류 기타의 물품이 첨부될 때에는 본문이 끝난 다음 줄에 첨부의 표시를 하고, 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되 첨부물 이 두 가지 이상인 때에는 제18조의 규정에 의하여 나누어 표시하여야 한다. <2005. 10. 1 개정>

④문서 및 유가증권에 금액을 표시할 때에는 제9조 제2항의 규정에 따라 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음의 예시와 같이 한글로 기재하여야 한다.

(예시) 금 123,456원(금 일십이만삼천사백오십육원)

⑤전자문서의 기안문(시행문)통합형식에는 공사의 로고․상징․마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 공사의 이미지를 제고할 수 있도록 한다.

<2008. 12. 22 신설>

제2절  문서의 구성

제16조(문서의 구성) ①일반문서중 발신문서는 두문, 본분, 결문으로 구성한다. 다만, 전자문서인 경우에 는 두문․본문․결문 및 붙임으로 구성하거나, 표제부와 본문부로 구성할 수 있으며, 이 경우 표제부에는 두문과 본문의 제목으로 본문부에는 내용 및 붙임과 결문으로 구성 한다. <2008. 12. 22 단서 신설>

1. 일반문서의 경우 두문은 발신기관명, 분류기호, 문서번호, 시행년월일, 공개여부, 수신란 및 제목으로 하며, 전자문서의 경우에는 수신처(수신처 참조) 및 제목으로 한다. <1999.12.13, 2008. 12. 22 개정>

2. 일반문서 및 전자문서의 본문은 내용 및 첨부로 한다. <2008. 12. 22 개정>

3. 일반문서의 결문은 발신자명의 및 수신처란으로 한다. <2008. 12. 22 개정>

4. 전자문서의 결문은 발신명의, 기안자․검토자․협조자․결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전자문자 서명)과 문서생산등록번호, 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 기관의 우편번호와 주소, 홈페이지 주소, 전화번호, 모사전송번호, 담당자(기안자 또는 발의자)의 공식 전자 우편 주소 및 공개구분으로 한다. <2008. 12. 22 신설>

②문서의 두문중 수신기관의 표시는 경유, 수신 및 참조로 구분하며 다음 각호의 요령에 따라 기입한다.

1. 경유는 문서내용에 따라 관계기관 또는 관계부서의 경유를 필요로 할 때에는 그 경유하는 기관 또는 부서의 장의 직명을 쓴다.

2. 수신은 수신기관 또는 수신부서의 장의 직명을 쓴다. 수신기관이 2이상일 때에는 “수신처 참조”라 쓰고 발신명의 왼쪽 아래에 수신처란을 설정하여 수신기관명 또는 수신처 기호를 표시한다.

3. 참조는 문서를 직접 처리하여야 할 수신기관 부서의 장의 직명을 쓴다.

③문서의 두문중 제목은 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간명하게 표시하여야 하며 본문중 내용은 그 문자로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하고 회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니된다. <2008. 12. 22 개정>

제17조(분류기호와 문서번호) ①문서의 분류기호는  기관기호와 문서분류번호로 한다.

②기관기호는 업무부서별로 별도로 사장이 정한다.

③문서분류번호는 업무기능별로 10진 분류방법에 따 라 별도로 사장이 정한다.

④문서번호는 연도별 일련번호를 사용하는 것을 원칙으로 하며, 다음 각호에 의한다. <2008. 12. 22 개 정>

1. 문서생산 등록번호는 단위 부서명을 앞에 쓰고 일련번호로 구성한다.

2. 부서의 폐지 및 신규 생성시는 본사의 문서관리부서에 수신자부서기호 폐지 및 부여 요청을 하여야   한다.

3. 모든 문서의 생산 등록번호는 전자문서시스템의 기록물등록대장에서 부여받아 관리되어야 한다.

제18조(항목구분) 문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때에는 다음과 같이 나누어 표시한다.

1. 첫째항목의 구분은 1, 2, 3, 4 ..........................................로 나누어 표시한다.

2. 둘째항목의 구분은 가, 나, 다, 라 ...................................로 나누어 표시한다.

3. 셋째항목의 구분은 (1), (2), (3), (4) ..........................로 나누어 표시한다.

4. 넷째항목의 구분은 (가), (나), (다), (라) ..................로 나누어 표시한다.

5. 다섯째항목의 구분은 1), 2), 3), 4) ..............................로 나누어 표시한다.

6. 여섯째항목의 구분은 가), 나), 다), 라) ......................로 나누어 표시한다.

7. 제2호, 제4호 및 제6호의 경우에 하․(하)․하)이상 더 계속될 때에는 거. (거). 거). 너. (너). 너) ..............로 나누어 표시한다.

제19조(끝표시) ①본문이 끝나면 한자 띄우고 “끝”자 를 쓰며 본문에 밝힐 필요가 있는 물건이 첨부될 때 에는 첨부의 표시를 한 다음 한자 띄우고 “끝”자를 쓴다.

②본문이나 첨부의 표시가 오른쪽 한계선에 닿을 때 에는 다음줄 왼쪽 기본선에서 한자 띄우고 “끝”자를 쓰며 도표를 작성하는 경우에는 도표내용의 기재가 끝나는 란 밑에 “끝”자를 쓴다.

③연명부 등의 서식을 작성하는 경우의 “끝”표시는 기재사항이 서식의 마지막 란까지 작성되는 경우에 는 제2항의 규정에 불구하고 서식의 란 밖의 아래  오른쪽 끝에 “끝”자를 쓰며, 서식의란 중간에서 기 재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한”끝” 표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막 자의 다음란 에 “이하 빈칸”표시를 하여야 한다.

④제28조의 규정에 의한 일괄기안의 경우의 “끝”표 시는 각 안마다 제1항 내지 제3항의 규정에의 하여 표시하여야 한다. <2005. 10. 1 개정>

제20조(발수신명의) 기안용지에 의한 기안문서의 발 신․수신명의는 기관의 장 명의로, 협조문 용지에  의한 기안문서의 발신․수신 명의는 보조기관 및  보좌기관으로 한다.

제21조(직인날인 및 서명) ①기관장의 명의로 발신하는 기안용지에 의한 기안문서(전신, 전신타자 및 전화로 발신하는 기안문서 제외)의 시행문과 임용 장, 상장 및 각종 증명서류에 속하는 문서에는 직인을 찍고(전자이미지직인을 포함한다. 이하같다) 별지 제4호서식의 인장날인대장에 기재하여야 하며, 보조기관 및 보좌기관의 명의로 발신하는 협조문 용지에 의한 기안문서의 시행문에는 서명을 한다.

<2004. 8. 1, 2008. 12. 22 개정>

②전자문서에서는 최종결재 완료후 기안자가 문서 담당 부서에 문서발송 신청후 담당자의 승인으로 전자이미지직인을 찍고 발송이 된다. <2008. 12. 22 신설>

③문서통제자는 일일명령 등 단순업무처리에 관한 지시문서, 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 경미한 문서에는 직인의 날인을 생략할 수 있으며, 이 경우에는 별표3에 의한 “직인생략”의 표시를 시행기관명 위에 찍어야 한다. <2004. 8. 1 신설>

④ 직인을 날인하여야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인날 인에 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용하거나 전자문서에서는 인영을 등록하여 사용 할 수 있다. <2004. 8. 1 신설>

제3절  문서의 접수 및 처리

제22조(문서의 접수) ①문서의 접수 처리는 문서사무를 처리하는 부서(이하 “문서부서”라 한다)에서 접수한다. <2008. 12. 22 개정>

②문서부서에서 문서를 접수할 때에는 별지 제5호 배부대장에 등재하고, 접수문서에는 별표4에 의한 “문서처리인”을 발신기관명의 위 여백에 찍고 그 접 수일시 및 번호를 적은 후 처리 부서로 보낸다. 다만, 별지 제1호서식을 사용한 경우에는 이를 찍지 아니하며, 경유문서인 경우에는 별표5의 경유 표시 인을 문서의 적당한 여백에 찍어야 한다. <2008. 12. 22 개정>

③전자문서를 접수할 때에는 문서부서에서 그룹웨어 전자결재의 배부대장(전자문서시스템)에 기록하고 처리부서로 보낸다. <2008. 12. 22 신설>

④처리부서에서는 모든 문서를 전자기록물등록대장에 등록하여 접수 처리한다. <2008. 12. 22 신설>

⑤분서부서 이외의 부서에서 문서를 접수한 때에는 지체 없이 문서부서에 인계하여야 하며, 당직근무자가 문서를 접수한 때에는 다음날 출근시간 직후에 인계하여야 한다.

⑥우편에 의하여 발송되어 접수한 문서는 발송기관이 요구한 때에 한하여 별지 제6호서식의 영수증을 송부하여야 하며, 인편에 의하여 접수한 문서는 별지 제7호서식의 “문서사송부”의 수령인란에 날인하거나 서명하여 영수의 표시를 하여야 한다. <2008. 12. 22 개정>

제23조(전산망 네트워크의 문서접수) ①전신타자기, 모사전송기 또는 전산망 등의 문서수발장비를 운용 하는 부서는 별지 제11호서식의 송신대장과 별지 제 12호서식의 수신대장에 송신 및 수신사항을 기록․유지하여야 하며, 전화로 문서를 수발한 경우에는  당해 문서의 아래 여백에 송․수화자의 직급 및 성 명을 기록하여야 한다.

②모사전송의 방법으로 그 보존기간이 1년이상인 문서를 수신한 때에는 당해문서를 복사하여 접수하여야 하며, 이 경우 수신한 문서는 즉시 폐기하여야 한다.

③문서부서 이외의 부서에서 전신․전화 및 공사의 홈페이지 또는 직원의 공식 전자우편주소를 이용하여 문서를 받아 작성한 문서는 지체없이 문서부서에서 인계하여 이를 접수하게 하여야 한다.

<2008. 12. 22 개정>

제24조(문서분류 및 처리) ①문서부서에서 문서를 접 수한 때에는 지체없이 문서분류책임자(문서 주무부 장) 통제하에 문서를 분류하여 문서내용의 처리를  주관하는 부서(이하 “처리부서”)에 배부하고 문서가 2이상의 부서에 관련될 때에는 가장 깊이 관련되는 부서에 배부한다. 이때, 처리부서는 전자문서 시스템 의 기록물등록대장에 등재하고 기록물분류기준표에 의한 편철을 하고 공람처리 하여야 하며, 문서처리 가 지연되어서는 아니된다. <2008. 12. 22 개정>

②이송받은 문서가 경유문서일 때에는 그 문서 처리 부서는 지체없이 경유인란에 결재권자의 경유서명을 받아야 하며, 문서부서는 경유란의 여백에 직인을 찍고 문서 발송절차에 따라 수신기관에 보내야 한다. 이 경우 경유기관에서 의견이 있는 때에는 의견 을첨부하여 수신기관에 보내야 한다.

③문서를 받은 처리부서는 문서처리인의 해당란을 기입한 후 보조기관 또는 보좌기관의 공람서명을 거치지 아니하고 결재권자의 선결을 받아야 한다.

다만, 부득이한 사유로 선결을 받을 수 없거나 일상 업무에 관한 문서로서 그 내용이 경미한 경우에는 그러하지 아니하다.

④제3항의 규정에 의한 선결을 하는 결재권자는 문서의 처리기한 및 방법을 지시하여야 하며, 필요하다고 인정할 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있으며, 지시를 받은 처리부서 또는 처리담당자는 그 지시내용에 따라 문서를 처리하여야 한다.

제25조(문서의 반송 등) ①접수한 문서에 형식상 흠 결이 있을 때에는 별지 제8호서식에 그 뜻을 가재하여 이를 반송할 수 있으며, 필요에 따라 전신․전화 등에 의하여 보완하게 할 수 있다.

②문서부서로부터 주관에 속하지 아니하는 문서를 이송받은 부서의 장은 그 뜻을 기재한 후 지체없이 이를 문서부서로 회송하여야 하며, 문서부서는 당해 문서를 즉시 결재권자가 지정하는 부서로 재분류하 여야 한다.

③전자문서 시스템에서의 문서의 반송은 지체 없이 이를 해당하는 처리부서로 직접 이송하여야 한다.

<2008. 12. 22 신설>

제4절  기안 및 시행

제26조(문서의 기안) ①문서의 기안은 전자문서 시스템의 전자통합 기안문 및 협조문 양식에 의하여 전자문서로 작성함을 원칙으로 하되, 업무의 성격상 기타 특별한 사정이 있는 다음 각 호의 경우에는 별지 제9호 기안문서에 의할 수 있다. <2008. 12. 22  개정>

1. 기안자의 설명이 특별히 요구되는 문서 및 계약문서

2. 회계문서․사본․도면․증빙서 등으로서 첨부물을 전자문서의 형태로 작성할 수 없는 문서

3. 업무의 특성상 보안유지가 불가피한 문서

②내부문서로 따로 서식이 정하여져 있지 아니한 것 도 기안용지를 사용할 수 있으며 수신란에 “보고”  “내부결재”등의 표시를 한다.

③계산서, 통계표, 도표 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물은 그 여백에 작성자 가서명 날인한다.

제27조(수정기안) 수신한 문서를 간단히 수정하여 기안하고자 할 때에는 수신한 문서와 대조할 수 있도록 다른 색깔의 글자로 수정 또는 기입하는 결재를 받아 시행할 수 있다.

제28조(일괄기안) ①상호 관련성이 있는 문서로서 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정될 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있으며, 시행문은 각 안별로 따로 작성하고 특별한 사유가 없는 한 동일한 문서번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다.

②전자문서로 일괄 기안할 경우는 기안․결재 문안과 시행 문안이 동일하게 시행됨을 고려하여야 하며, 이 경우 발신문안은 각각 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다. <2008. 12. 22 신설>

제29조(장부에 의한 처리) 증명서 교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계장부에 기입하여 처리할 수 있다.

제30조(보고문서 기안 및 시행상의 특례) 정기보고 또는 수시보고로서 제출하는 계산서, 통계표, 도표 등의 보고문서의 시행은 시행문을 작성하지 아니하고 당해 보고문서의 여백에 발신명의란 등을 설정하여 직인을 날인, 시행할 수 있다.

제31조(협조) ①기안문서의 내용이 다른 부서의 업무와 관련이 있을 때에는 협조전 또는 기안용지의 협조란에 의하여 협조를 얻어야 한다.

②제26조 규정에 의하여 기안한 자는 기안문의 기안자란에 이름을 쓰고 서명하며 제31조의 규정에 의해 협조한 자는 해당란에 직위를 쓰고 서명하되, 다른 의견을 표시하는 때에는 기안문의 해당 서명란에 “의견첨부”라 쓰고 의견을 표시한 곳에 서명하여야 하며 동의할 수 없음을 이유로 서명을 거부하거나 문서의 회송을 지연시켜서는 아니된다.

③검토․협조 및 결재중인 전자문서를 검토․협조자 및 결재권자가 동시에 볼수 있으며, 협조가 이루 어지지 아니한 사항은 상급결재자의 결정에 따른다. <2008. 12. 22 개정>

제32조(내부결재 문서처리) ①내부결재 문서로서 중 요한 문서는 반드시 문서부서의 통제를 받아야 하며, 이 경우에는 전자문서 시스템의 기록물등록대장에 기록하고 별표 6에 의한 “문서통제인”을 통제란에 날인하여야 한다. <2008. 12. 22 개정>

②문서부서의 통제를 받지 않는 내부결재 문서는 작성부서별로 자체관리하되, 전자문서 시스템의 기록물등록대장에 기록 관리한다. <2008. 12. 22 개정>

제5절  결  재

제33조(결재) ①기안한 문서는 결재권자의 서명, 날인 또는 전자서명의 방식으로 결재를 받아야 한다. <2004. 8. 1 개정>

②관련되는 일건문서는 그 내용을 요약하여 일괄하여 결재를 받는다.

제34조(전자결재) ①전자결재 문서의 결재는 공사 “전자문서 시스템 사용자 지침서"에 의한다. <2008. 12. 22 개정>

②전산담당부서의 장은 보유 컴퓨터에 대하여 비밀 번호를 부여하여야 한다. <2005. 10. 1 개정>

제35조(간인방법) ① 결재권자는 두장 이상으로 이루어지는 다음 각호의 1에 해당하는 문서를 결재할 때에는 그 합철되는 부분에 별표 7에 의한 “결재인”으 로 간인한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서

제36조(전결, 대결, 후열) ①사장은 업무내용에 따라 직원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 이 경우에 전결처리된 업무는 사장이 결재한 것과 동일한 효력을 가지며 전결한 사항에 대하여는 이를 전결한 자가 사장에 대하여 책임을 진다.

②제1항의 위임전결 사항은 사장이 따로 정하는 바에 의한다.

③이사 궐위시 이사의 전결사항은 처장 전결 사항으로 한다. <2004. 8. 1 개정>

④전결권자 유고시의 대결은 중요사항은 그 차상위직자가, 경미한 사항은 그 차하위직자가 행하며 중요한 사항은 전결권자의 후열을 받는다.

다만, 차하위직자가 공히 유고시 전결권자의 대결은 그 전결권자의 차상위직자가 행한다.

⑤결재권자가 출장, 휴가 기타의 사유로 상당기간 부재중이거나, 다음 각호의 문서로서 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없을 때에는 그 직무를 대행하는 자 또는 대행할 수 있는 자가 대결할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 결재권자의 후열 을 받아야 한다.

1. 법정기한 또는 처리기한이 있는 문서

2. 민원인의 이해관계가 큰 문서

3. 기타 적기에 처리하지 않으면 사손을 가져올 우려가 있는 문서

⑥전결의 경우에는 결재권자 란에, 대결의 경우는 대결하는 자의 란에 각각 전결 및 대결의 표시를 하고 결재권자란에 서명 또는 날인하여, 후열의 경우에는 결재란안의 오른쪽 여백에 후열의 표시를 하고, 결재권자의 후열을 받는다. 이 경우의 전결, 대결 또는 후열의 표시는 별표 8에 의한다.

⑦전결 또는 대결한 문서를 시행할 때에는 시행문의 발신명의 밑에 별표 9에 의한 전결 또는 대결 표시를 하여야 한다. 다만, 민원서류의 처리와 제29조의 규정에 의해 장부에 의한 처리의 경우에는 그 표시를 생략할 수 있다.

⑧전자결재 문서도 전자문서시스템에서 위항과 동일하게 처리되도록 한다. <2008. 12. 22 신설>

제37조(발신방법의 지정) ①결재권자가 전신 또는 전산망에 의하여 시행할 문서의 결재를 함에 있어서의 그 내용이 비밀사항이거나 비밀사항이 아니더라도 누설되는 경우 보안상 불리할 사항은 그 발신방법을 암호 또는 음어로 지정하여야 하며, 결재권자가 발 신방법을 지정할 때에는 기안용지의 시행상 특별취 급란에 별표 10에 의한 “암호” 또는 “음어”표시를 하여야 한다. <2004. 8. 1 개정>

②전신, 전신타자, 전화, 모사전송 또는 전산망으로 발신하는 문서는 문서통제자가 기안용지의 시행상 특급취급란에 별표11에 의한 “전신”, “전신타자”, “전화”, “모사전송” 또는 “전산망”의 표시를 하여야 한다.

다만, 모사전송으로 발신하는 문서는 보안담당관의 검토를 받아야 하며, 보안담당관이 검토를 한 문서에는 별표 18의 보안검토필인을 그 문서의 오른쪽 위 여백에 찍어야 한다.

제38조의(공개여부의 결정) ①결재권자는 “공공기관 의정보공개에 관한 법률”에 의거 공개여부를 결정하여야 한다.

②결재권자가 전항에 의한 결정이 곤란할 경우에는 결재전 “정보공개 심의위원회”에 회부하여 결정하여 야 한다. <1999.12.13. 전문 신설>

제6절  발  송

제39조(시행문의 작성) 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 수신자의 수만큼 시행문 을 작성하여야 한다.

다만, 전신, 전신타자 및 전화로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아니한다.

제40조(발송) ①시행문서는 정보통신망을 이용하여 발송함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 이를 출력하여 인편․우편․모사전송․전화등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편․ 등기우편, 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하고, 서면기안문서를 발송할 때에는 문서의 여백에 별표 12에 의한 “문서발송인”을 찍고 별지 제4호 서식의 “인장날인대장”에 기재한 후 발송한다. <2008. 12. 22 개정>

②처리부서에서 문서를 모사전송․전화에 의하여 직접 발신하고자 할 때에는 문서부서의 발신 절차를 거친 후에 하여야 한다. <2008. 12. 22 개정>

③시행한 문서의 원안은 처리부서에 회송하여 보관하게 한다. <2008. 12. 22 개정>

④문서부서의 문서수발업무를 담당하는 자는 발송할 문서와 전자문서시스템의 기록물등록대장에 기재사항을 확인한 후 발송하여야 하며, 부서상호간에 발신하는 문서는 처리부서에서 발송한다. <2008. 12. 22 신설>

⑤모든 문서의 수발사항은 전자문서 시스템의 기록물등록대장에서 기록 관리되어야한다. <2008. 12. 22 개정>

⑥회보, 책자 기타 인쇄물 등으로 배부할 때에는 기록물등록대장의 기재를 생략할 수 있으며, 필요한 때에는 배부표를 만들어 사용할 수 있다. <2008. 12. 22 개정>

⑦협조문에 의하여 공사내 부서 상호간에 수발하는 문서는 처리부서에서 전자문서시스템의 기록물등록대장에 기재하고, 일련번호를 부여하여, 부서 상호간에 수발신한다.

⑧결재를 득한 전자문서는 통제된 것으로 보고 전산망을 통하여 발송 할 수 있다. <2004. 8. 1 신설>

⑨공문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실․훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다. <2008. 12. 22 신설>

제41조(전신문서 등의 발신) ①제39조 단서의 규정에 의하여 시행문을 작성하지 아니하는 전신문서 등의 발신은 별지 제10호 서식에 의하여야 하며, 발신을 마친 때에는 별표 13에 의한 “송신인”을 기안용지의 여백에 찍고 발신사항을 기재하여야 하며, 모사전송으로 발신한 때에는 시행문을 그 기안문과 함께 보관하여야 한다. <2005. 10. 1 개정>

②전신타자기, 모사전송기 또는 전산망 등의 고장, 오자, 탈자 등으로 수신된 문서의 내용을 해독할 수 없는 경우에 수신부서는 재송신을 요청하여야 하며, 재송신의 요청을 받은 부서는 “이하 재송신”이라 표시하고 송신하여야 한다.

제42조(암호 또는 음어송신) 제37조 제1항의 규정에 의하여 암호 또는 음어로 송신하여야 할 문서 중 비밀로 분류된 문서의 송신은 송신기관과 수신기관 사이에 서로 응답이 있는 경우에 한하여 송신하여야 하며, 송신문의 제목이나 송신문의 본문 “끝” 다음에 따옴표 (“  ”)를 하고 그 안에 비밀 등급을 표시하여 송신하여야 한다.  <2005. 10. 1 개정>

제43조(취급자번호) ①기관의 장은 당해 기관에 설치된 전신타자기, 모사전송기, 전산망 등 문서수발 장비를 취급하는 자에 대하여 취급자 번호를 부여하여야 하며, 취급자 번호를 부여받지 아니한 자는 전신 타자기, 모사전송기 또는 전산망 등을 조직하여 문서를 송수신하여서는 아니된다.

②취급자 번호는 당해기관의 수신처 기호에 이음표(-)를 하여 일련번호를 부여한다.

제44조(송신부와 수신부) 전신, 전신타자 또는 모사 전송에 의하여 수발되는 문서는 기록물등록대장이외에 별지 제11호서식의 “송신대장”과 별지 제12호서 식의 “수신대장”에 송신 및 수신사항을 기록․정리하여야 한다.

제7절  문서통제

제45조(통제기관) ①본사 및 사업소의 문서에 관한  통제사무를 담당하게 하기 위하여 문서 부서에 문서 통제자를 둔다.

②본사 및 사업소의 실정에 따라 문서통제자의 소관사무의 일부를 분담하게 하기 위하여 보조문서 통제자를 둘 수 있다.

제46조(문서의 통제) ①문서통제자(보조문서 통제자를 포함한다)가 문서를 통제할 때에는 다음 각호의 사항을 검토하고, 기안지의 통제란에 문서통제인을 날인한다.

1. 결재권자의 결재 여부

2. 타문서와 내용상의 중복 여부

3. 기안문과 시행문의 대조

4. 전결, 대결 구분의 착오 여부

5. 발신방법의 지정 여부

6. 첨부물의 확인

7. 분류번호, 보존기간 등 정형화된 기재사항의 정확 및 누락 여부

8. <2008. 12. 22 삭제>

②제1항의 규정에 의한 검토결과 미비사항이 발견된 때에는 별지 제8호서식에 의하여 그 뜻을 기재하고, 그 문서의 주무부서에 회송한다.

다만, 경미한 사항은 문서통제자가 수정할 수 있다.

③전자문서는 각처․실(팀)별로 다음 각호와 같이 통제 관리한다. <2004. 8. 1 신설>

1. 각부서장은 해당 부서의 문서담당자를 지정하여 수시로 전자문서시스템의 수신함을 개봉하여 전자문서의 도착 여부를 확인 할 수 있게 한다. <2008. 12. 22 개정>

2. 결재된 전자문서를 통제․완료된 문서로 간주한다.

3. 전자문서는 결재 즉시 문서 일련 번호가 부여되도록 하고 전자우편함을 통해 발송된다.

제3장  문서의 보관 및 보존

제1절  통 칙

제47조(정의) 이 장에서 사용되는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “보관”이라 함은 문서의 처리 완결 후부터 문서고 및 전자자료관으로 이관하기 이전에 처리부서에서 관리하는 것을 말한다.

<2008. 12. 22 개정>

2. “보존”이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다.

3. “인계”라 함은 완결된 문서를 문서보관처로 또는 보관중의 문서를 문서보존 관계기관으로 인계하는 것을 말한다.

4. “문서보관처” 또는 “문서보존 관리기관”이라 함은 문서를 보관 또는 보존하기 위하여 사장이 정한 부서를 말한다.

제48조(문서의 보존기간 등) ①문서는 그 보존기간을 영구, 준영구, 10년, 5년, 3년 및 1년의 6종으로 구분 하되 문서의 종류별 보존기간 책정기준은 사장이 별 도로 정한다.

②문서의 종멸 보존기간을 따로 사장이 정한다.

③문서는 보존기간 기산일로부터 1년간 처리부서에서 이를 보관하여야 한다. <2008. 12. 22 개정>

다만, 계속적으로 활용할 필요가 있는 문서는 문서관리부서와 협의하여 계속 비치할 수 있다.

④ <2008. 12. 22 삭제>

제49조(보존기간의 변경) 각 문서의 관리단위의 보존 책임자는 매년 1회이상 제48조 제1항 및 제2항의 규 정에 의하여 정하여진 문서의 보존기간의 적정여부 를 검토하고 여건의 변화로 인하여 소정의 보존기간 을 연장 또는 단축할 필요가 있을 때에는 사장의 결 재를 받아 그 기간을 연장 또는 단축한다.

<2005. 10. 1 개정>

제50조(보존기간의 기산) 보존기간은 처리 완결의 다 음해 1월1일부터 기산한다.

제51조(문서관리 단위) ①사장은 문서의 발생량 및  성질에 따라 집중관리 또는 분산관리를 실시하여야 한다.

②제1항의 집중관리 단위에는 관리전담자를 두고 분산관리 단위에는 관리담당자를 지정하여야  한다.

제2절  편철 및 보관

제52조(분류) 문서는 제17조 규정에 의한 전자문서 시스템의 기록물분류기준표(전자문서시스템)에 따라 팀(부)별 단위업무별로 분류 한다. <2008. 12. 22 개 정>

제53조(1건철) ① 문서는 안건마다 그 발생, 경과 및 완결에 관계되는 문서를 일괄하여 발생순으로 표지 를 사용하여 1건으로 합철한다. <2005. 10. 1 개정>

②전자문서는 전자결재시스템에서 기록물분류기준표 에 의한 팀(부)별 단위업무별 업무철별로 편철한다. <2008. 12. 22 신설>

제54조(보관철의 사용) ①1건철이 된 문서를 보관할 때에는 별지 제13호서식의 보관철(홀다)을 사용하는 것을 원칙으로 한다.

②보관철에 철하는 문서의 양은 200매를 기준으로 하고, 전자문서의 철은 100건별로 편철된다. <2008. 12. 22 개정>

제55조(보관철 설정의 원칙) ①보관철의 설정은 문서 분류기호 및 보존년한 규정과 전자문서시스템의 기록물분류기준표에 따라 팀(부)별 단위업무별로 편철 하여야 한다. <2008. 12. 22 개정>

②동일기능에 속하는 문서의 발생량이 적어 기능별로 문서철을 만들기에 부적합한 경우에는 보존기간별로 상위기능에 통합하여 문서철을 만들 수 있다.

③1건철의 문서량이 많거나 같은 기능의 문서량이 많아 1개 보관철에 철할 수 없는 경우에는 지역별, 인명별, 기구별 또는 월별 등으로 구분하여 별개의 보관철에 분할하여 철하고 조견표에 부제목을 기입한다.

④전자문서로 생산된 전자문서는 전자문서시스템에 서 편철 관리하여 전자자료관에서 보관관리 되어야 한다.

<2008. 12. 22 신설>

제56조(편철방법) ①완결된 1건문서는 보관철의 조견표가 있는 면에 완결일자 순으로 최근문서가 상부에 오도록 철하고 그 반대면에 별지 제14호서식의 색인 목록을 작성하는 때에는 개별문서 단위로 기재하되 처리 또한 완결된 문서가 같은 제목으로 여러 건 편철된 경우에는 이를 1단위로 묶어 기재할 수 있다.

②제1항의 규정에 불구하고 첨부물인 인쇄물, 책자를 보관철에 합철하기 곤란한 때에는 따로 편철할 수 있으며 따로 편철하는 때에는 그 표면에 별표 14의 “관리표시인”을 찍고 당해문서에 제목, 일자를 기재하여 별지 제15호서식의 “특수규격 문서관리대장”에 기록 관리할 수 있다.

③색인목록에는 편철된 문서를 대표하는 기능의 명칭을 기재하되 필요한 때에는 부제목을 기재한다.

④보관철내의 면표시는 전체면의 수를 기입하지 아니하고, 문서의 아래 왼쪽에 그 면의 일련번호만을 기재한다.

제57조(보고자료의 처리) 보고문서를 접수한 처리부서에서 보고자료를 종합하여 1건철로 완결한 때에는 보고자료는 따로 부책으로 편철하여 표면에 관계문서의 기관번호, 분류기호, 일자 및 제목을 기재하여 보관할 수 있다. <2008. 12. 22 개정>

제58조(배열) ①완결된 문서는 서류함에 보관하고 서 류함 안의 보관철의 배열은 문서분류 번호순으로 조견표의 기재사항을 용이하게 볼 수 있도록 하여야 한다.

②서류함에는 보관, 보존된 문서를 쉽게 찾아볼 수 있도록 안쪽에 별지 제16호서식의 “보관, 보존문서색인표”를 부착 또는 비치하여야 한다.

제59조(미결문서의 보관) ①1건철로 완결되지 아니한 미결문서는 업무담당별로 미결문서 보관철에 1건으로 가철하여 완결될 때까지 지정된 서류함 또는 서 랍에 보관하여야 한다.

②제1항의 미결문서 보관철에는 단위업무별 기능명칭을 명기하여 색출이 용이하도록 하여야 한다.

제3절  인  계

제60조(인계) ①각 부서는 매년도 초에 제48조 제3항의 규정에 따른 보존기간 경과문서를 별지 제17호서 식의 “보존문서 인계이관서”에 의하여 문서보존 관리부서에 인계하여 보존토록 하여야 한다. <2005. 10. 1 개정>

②제1항의 규정에 의하여 보존문서를 인계할 때에는 보존문서 인계이관서를 2부 작성하여 1부는 수령인을 받아 자체 보관하고, 1부는 인계․이관철문서와 함께 인계․이관하여야 한다.

③문서부서는 이관되는 문서철의 색인목록을 복사하여 이관문서 색인목록철을 만들고 이를 비치, 활용하여야 한다. <2008. 12. 22 개정>

④전자문서의 인계는 자료관담당자가 전자문서시스 템에서 이관대상 목록을 확인하여 각 처리부서에 인수인계일정을 통보하여 각 처리부서에서 전자문서 시스템에서 자료관으로 인계한다. <2008. 12. 22 신 설>

제4절  보  존

제61조(보존) 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 처리부서, 보존기간, 생산년도 및 분류번호 별로 보존하여야 하며 보존하고 있는 문서의 현황을 파악하기 위하여 문서부서, 처리부서에 별지 제18호 서식의 보존문서 기록대장을 각각 작성 비치하되 보 존기간이 10년 이하인 문서와 영구, 준영구인 문서를 구분하여 작성하여야 한다.

제62조(전자문서의 보존․관리) ①모든 전자문서는 전 자문서시스템상의 전자 자료관에서 관리 보존한다.

<2005. 10. 1, 2008. 12. 22 개정>

②전자문서를 보존․관리함에 있어서 전산부서의 장은 멸실, 분실, 도난, 유출, 변조내지 훼손되지 않도록 필요한 보안조치를 강구하여야 하며, 전자문서 관리시스템상의 모든 자료를 정기적으로 복사(백업)하여 안전한 장소에 보관하여야 한다. <2008. 12. 22 개정>

제63조(점검 및 소독) 관리전담자 또는 관리담당자는 매년 1회이상 보관문서 기록대장과 보존문서를 대조하여 보존상태를 확인하여야 하며, 보존문서의 변질, 충해 등을 방지하기 위하여 소독을 실시하여야 한다.

제5절  대출 및 폐기

제64조(보존문서의 대출 등) ①보존중인 문서를 대출 할 때에는 별지 제19호서식의 “보존문서 대출기록  부”에 대출상황을 기록․유지하여야 하며, 대출기간 은 7일의 범위내로 한다.

②보관철의 열람과 대출 및 복사는 직무수행상 필요한 직원에 한하고 관리전담자 또는 관리담당자의 지시에 따라야 한다.

③직원 이외의 자가 문서의 열람 또는 복사를 하고자 할 때에는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 이를 허가할 수 있다.

다만, 비밀 또는 대외비로 분류된 문서의 경우에는 그러하지 아니하다.

제65조(보존기간 경과문서의 폐기) ①보존기간이 끝난 문서는 지체없이 이를 폐기하여야 한다.

②보존문서를 폐기하고자 할 경우 보존문서 기록대장과 특수규격 문서관리대장에 빨간색으로 폐기일자를 기입하고, 담당자와 담당부서의 장이 서명 날인 후 당해문서에는 별표15의 “문서폐기인”을 날인하여야 한다.  <2005. 10. 1 개정>

③보존기간이 준영구인 문서는 사장이 당해문서를 더이상 보존할 필요가 없다고 인정하는 경우에는 이를 폐기할 수 있다.

④기타 기록물의 폐기는 사장이 기록물의 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 직원으로 "기록물폐기심의위원회"를 구성하여 심의후 폐기한다.

<2005. 10. 1 신설>

⑤전자문서의 보존기간 경과문서의 폐기는 전자문서 시스템에서 폐기한다. <2008. 12. 22 신설>

제66조(폐기문서의 인계) ①폐기문서의 인계는 다음에 의한다.

1. 제60조의 규정에 의하여 인계된 보존문서의 폐기는 문서보존 관리부서에서 한다.

<2005. 10. 1 개정>

2. 기타의 문서는 문서보존 관리부서에 인계하거나 협의하여 폐기하여야 한다.

②문서의 폐기는 비밀문서 기타 특별한 경우를 제외하고는 소각하지 아니하고 재생 활용할 수 있게 하는 방법에 의한다.

제4장  서 식 관 리

제67조(서식의 종류) 서식은 다음과 같이 일반서식, 보고서식, 민원서식, 카드서식 및 대장 서식으로 나눈다.

1. 보고서식은 보고의 내용을 기재하는 서식을 말한다.

2. 민원서식은 민원사항을 제출함에 있어서 사용하는 서식을 말한다.

3. 카드서식은 비치하여 사용하는 카드류의 서식을 말한다.

4. 대장서식은 비치대장, 비치장부류에 사용하는 서식을 말한다.

5. 일반서식은 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 모든 서식을 말한다.

제68조(서식제정의 원칙) ①장기적으로 반복하여 사용되는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정한다.

②다음 서식은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 사규로 정한다.

1. 민원에 관계되는 서식

2. 각 급 부서에서 공통적으로 사용되는 서식 중 중요한 서식

3. 업무처리에 있어서 기본이 되는 사항을 정하는 서식

4. 기타 사무 간소화를 위하여 특히 중요하다고 인정되는 서식

제69조(서식의 제정 및 개폐) ①서식을 제정 또는 개폐할 때에는 사장의 승인을 얻어야 한다. 다만, 서식의 수정의 경우에는 그러하지 아니하다.

② 규정 및 예규의 제정․개폐 절차에 따라 제정 및 개폐되는 서식은 본장의 규정에 따라 승인절차를 필한 것으로 본다.

제70조(서식의 승인신청) ①제68조 제1항의 규정에 의하여 서식의 제정 또는 개 폐승인을 받고자하는 부서는 협조문에 의한 서식승인신청서에 별지 제20호 서식의 서식제원(서식 초안 첨부1통)을 문서부서 에 제출하여야 한다. <2005. 10. 1 개정>

②서식 제정부서가 서식의 수정을 한 때에는 이를 지체없이 문서부서에 통보하여야 한다.

③제1항의 경우에 2개 이상의 부서에 관계되는 서식은 그 관계 부서 간의 사전협의를 거쳐야 한다.

제71조(서식의 승인기준) ①제69조의 규정에 의한 서식의 승인은 다음의 기준에 의한다.

1. 용지의 규격은 제11조의 규정에 의한다.

2. 용지의 색채는 백색을 원칙으로 한다.

3. 이미 승인되어 있는 서식과 중복되거나 통합이 가능한 것 또는 서식으로서의 필요성이 없는 것은 승인하지 아니한다.

②용지의 지질 및 평량기준은 신문용지를 사용함을 원칙으로 한다. 다만, 다음 각호의 1에 해당하는 서식은 다른 용지를 사용할 수 있다.

1. 영구 보존문서의 서식

2. 외국기관을 상대로 하는 문서의 서식

3. 상장 등 존엄성 표시를 요하는 서식

4. 유가증권 기타 이에 유사한 각종 증서의 서식

5. 일반의 열람에 사용하는 문서의 서식

6. 양면을 사용하는 비치부책의 서식

7. 복사를 요하는 서식

8. 반복기재 또는 수정기재를 요하는 서식

9. 휴대 또는 비치를 요하는 각종 증명서의 서식

10. 기타 특수한 목적을 위하여 사용하는 서식

③제2항 각호의 서식별 지질 및 평량에 관하여는 제68조의 규정에 의한 승인권자가 정한다. <2005. 10. 1 개정>

제72조(승인의 표시) ①문서부서가 사규의 심사통제 과정 및 제68조 제1항에 의한 승인신청에 의거 서식 을 승인한 때에는 사규의 별첨서식 및 승인신청서의 서식제원 중앙에 별표 제16의 “서식승인필”을 날인 하고 승인된 서식을 업무기능별, 승인순위별로 별지 제21호서식의 “서식승인대장”에 기재하여야 한다.  <2005. 10. 1 개정>

②문서부서는 제1항에 의하여 승인한 서식의 아래 한계선 왼쪽 밑에 서식 승인번호 및 서식 승인일자를, 아래 한계선 오른쪽 밑에 용지의 크기, 지질 및 평량을 표시하여야 한다.

제73조(서식집의 활용) 규정 제68조에 의하여 제정  또는 개폐가 승인된 서식이나 승인이 의제된 서식은 서식집을 편찬하여 비치, 활용하여야 한다.<2005. 10. 1 개정>

제5장  인  장

제74조(인장의 종류 및 비치) ①공사의 인장은 직인 및 특수인으로 구분한다.

②직인은 사장, 사업소장 기타 직인이 필요한 부서의 장의 직명을 새긴 인장을 말한다.

③특수인은 공사의 특수업무수행 및 특수한 증표 발행 등에 사용하기 위한 인장을 말한다.

④직인은 그 직의 서리도 이를 사용할 수 있다.

⑤사업소의 직인과 특수인을 두는 부서의 결정은 사장이 정한다.

제75조(규격 및 내용) ①직인의 형태는 정사각형으로 하고 그 크기는 일변의 길이가 임원 2.7cm, 사업소 장 2.4cm, 보조부서장 2.1cm로 하며 특수인의 크기 는 사용자의 직위에 상응한 직위의 규격을 준용한다.

②인명은 한글 전서체로 하며 가로로 새기되, 그 기관 또는 직위의 명칭에 “인” 또는 “의인”자를 붙인다.

제76조(인장관리부서) 인장관리부서는 사무의 실정에 따라 사소의 장이 정하되 문서부서가 관리하는 것을 원칙으로 한다.

제77조(교부 및 등록) ①인장을 교부받고자 하는 부 서 및 사업소장은 별지 제3호서식에 의해 본사의 인장관리부서에 교부신청을 하여야하며 본사 인장관리 부서에서 새겨 이를 교부한다.

②본사 인장관리부서는 별지 제22호서식의 인장대장에 그 인영을 등록하여 보존하여야 한다.

제78조(전자이미지직인의 등록 및 관리) ①전자이미지관인을 사용할 경우에는 전자직인등록대장(별지 제23호 서식)에 의하여 문서부서에 등록(재등록을 포함한다)하여 컴퓨터 파일 및 대장으로 관리 하여야 한다.

<2008. 12. 22 개정>

②전산부서의 장은 전자이미지직인을 위조 또는 부정 사용하지 못하도록 컴퓨터 회일을 철저히 관리하여야 하며, 필요한 안전장치를 하여야 한다.<2008. 12. 22 개정>

제79조(재교부 및 폐기) ①인장이 분실 또는 마멸되거나 갱신할 필요가 있을 때에는 그 사유를 본사 인장관리부서에 보고 후 재교부를 신청하여야 한다. <2008. 12. 22 개정>

②제1항 또는 기타의 사유로 인장을 폐기하고자 할 때에는 본사 인장관리부서에 인장폐기신고를 한 후 이를 소각하거나 기타 적절한 방법으로 인영의 글씨를 알아 볼 수 있도록 조치하여야 한다.

다만, 사업소가 폐지되거나 기타 특별한 사유로 그 관인을 보존할 필요가 있을 때에는 이를 본사 인장관리부서에 보존할 수 있다.

③본사 인장관리부서는 인장을 재교부하거나 폐기하는 때에는 인장대장에 그 사실을 기재하고 그 인영을 등록하여 보존하여야 한다.

제80조(효력발생) 인장을 새로 새기거나 개폐할 때에 는 인장대장(전자직인등록대장 포함)에 등록을 마침 으로 효력을 발생한다. 다만, 효력발생 또는 사용개 시일을 따로 지정한 때에는 이에 따른다. <2008. 12. 22 전문신설>

제81조(전자계약 체결용 전자이미지직인 관리) ①“전자정부 구현을 위한 행정업무 전산화 촉진에 관한 법률 및 전자 서명법”에 의거 전자계약 체결시 사용하는 전자이미지직인은 제78조의 규정에 의해 등 록 관리한다. <2008. 12. 22 개정>

②전자계약을 체결하는 부서 담당자는 전자계약 체결용 전자이미지직인을 나라장터 계약관리 시스템의 계약관리대장에서 관리하도록 한다. <2008. 12. 22 개정>

③전자 계약부서의 장은 전자이미지직인의 위조 또는 부정 사용하지 못하도록 철저히 통제 하여야 한다. <2008. 12. 22 개정>

제82조(날인방법) 직인은 문서를 발신, 교부 또는 인증하는 기관의 장의 표시 끝자가 가운데 오도록 날인한다.

다만, 증명․민원서류를 발급하는 경우에는 기관의 장의 표시 끝자 오른쪽 여백에 찍을 수 있다.

제6장  보  칙

제83조(외국어로 된 문서) ①외국어로 된 문서를 접수한 때에는 주무부서에서 한글로 된 번역문을 작성․첨부하여 처리하는 것을 원칙으로 한다.

②외국기관 또는 외국인에게 보낼 문서의 기안은 기안용지에 한글로 기입하여 해당 외국어 번역문을 첨부하여 결재를 받음을 원칙으로 한다.

③업무상 필요한 때에는 외국어와 한글을 병용한 서식을 제정하여 사용할 수 있다.

④외국기관에 보내기 위하여 작성하는 문서는 국제서식 또는 관계 외국기관의 서식에 따를 수 있다.

⑤외국기관으로 발신하는 문서는 사장의 명의로 함을 원칙으로 하나 외국기관에 상응하는 부서의 장의 명의로 발신할 수 있다. 이 경우에 문서의 내부적 처리는 제36조 제2항의 규정에 의한다.

<2005. 10. 1 개정>

⑥외국문서의 관리를 위한 문서수발부는 따로 비치할 수 있다.

제84조(문서에 관한 기타 표시인) 문서와 관련된 표시인으로서 규정, 예규, 사본 및 원본 대조필인은 별표 17에 의한다.

부      칙

제1조(시행일) ①이 규정은 1962년 2월 10일부터 제정 시행한다.

②처무규정중 이 규정에 저촉되는 부분은 효력을 정지한다.

제2조(개  정) 이 규정은 1962년 10월 1일부터 개정 시행한다.

제3조(개  정) ①이 규정은 1966년 2월 7일부터 개정 시행한다.

②이 규정 시행 당시에 사용중인 그 규격의 용지로서 여분이 있는 것은 신규격의 용지와 병용할 수 있다.

③1962년 7월 10일 제정한 보고통제규정과 1962년 7월 20일 제정한 공문서 보관규정은 이 규정의 개정시행과 동시에 이를 폐지한다.

제4조(개  정) ①이 규정은 1967년 10월 1일부터 개정 시행한다.

②이 규정의 시행과 동시에 1963년 1월 1일 제정한 장표관리규정은 이를 폐지한다.

③외국어문서의 작성 및 처리는 일반관례에 따른다.

제5조(개  정) 이 규정은 1969년 1월 15일부터 개정 시행한다.

제6조(개  정) 이 규정은 1969년 11월 10일부터 개정 시행한다.

제7조(개  정) 이 규정은 1970년 4월 7일부터 개정  시행한다.

제8조(개  정) ①이 규정은 1974년 1월 1일부터 개정 시행한다.

②이 규정과 동시에 1972년 2월 1일 제정한 보고통제규정은 이를 폐지한다.

③이 규정 시행과 동시 현행 제규정 및 예규 중에서 이 규정에 저촉되는 사항은 이를 폐지한다.

④이 규정 시행전에 인쇄된 종전의 서식은 그 서식을 전량 소모할 때까지 계속하여 사용 할 수 있다.

제9조(개  정) ①이 규정은 1987년 5월 1일부터 개정 시행한다.

②본 규정의 시행과 동시에 본사업무 위임전결규정은 폐지한다.

제10조(개  정) ①이 규정은 1993년 1월 1일부터 개정 시행한다.

②이 규정 시행과 동시에 현행 제규정 및 예규 중에서 이 규정에 저촉되는 사항은 이를 폐지한다.

③이 규정 시행전에 인쇄된 종전의 서식은 그 서식

을 전량 소모할 때까지 계속하여 사용 할 수 있다.

제11조(개  정) 이 규정은 1999년 12월 13일부터 개정 시행한다.

제12조(개  정) 이 규정은 2004년 8월 1일부터 개정 시행한다.

제13조(개  정) ①이 규정은 2005년 10월 1일부터 개정 시행한다.

②이 규정 시행과 동시에 보고통제규정은 폐지한다.

제14조(개  정) ①이 규정은 2008년 12월 22일부터 개정 시행한다.

<별지 제1호서식>

← 6～8㎝ →

기           관            명

우                                 /전화(    )                                             /전송

문서번호× ○○○ 시행일자× . ○. ○ ( ) 공개여부× (공개, 비공개) 수 신× ○○○ 참 조× ○○○	↑ 1.3 cm ↓	선결	①	②	지시	③		↑ 5.1 cm ↓
	↑ 2.2 cm ↓	접수	일자 시간		결재공람	⑥
						⑥
			번호
						⑥
	0.8 cm	처리부서
						⑥
	0.8 cm	담당자
제 목× ○○○		← 2.1cm →		← 3cm →		←2.6cm→	←2.1cm→

1. ※(본문내용) ○○○ ............................................................................................

...................................................○(×는 2타(한글 1자)  ※는 1타(숫자 1자)를 띄움)

가. ※○○○ .................○

(1) ※○○○ .......................................................................................................

..............................................................................○

2. ※○○○ ................................................○

가. ※○○○ ........................○

첨부×○○○ .............................................................................................................................○×끝.

	※ 처리요령
시행문을 접수한 기관은 문서처리란을 다음과 같이 기재하여 처리한다. ①② 선결 : ①란에 결재권자의 직명을 기재하고 ②란에 서명한다. ③ 지 시 : 결재권자가 선결한 후 지시사항이 있을 경우 이를 기재한다. ④ 처리부서 : 처리부서명을 기재한다. ⑤ 담당자 : 처리부서의 문서처리담당자의 성명을 기재하고 서명한다. ⑥ 결재․공람 : 결재․공람할 자의 직명을 기재하고 오른쪽에 서명한다.

← 8～12cm →

발            신             명            의

―

↓

수신처 ×○, ○, ○                          아래 끝에서 3～5cm

↑

210mm×297mm(신문용지 54g/㎡)

210mm×297mm(인쇄용지(특급) 70g/㎡)

<별지 제2호서식>	(전면)

정 기 보 고 조 정 신 청 서 □□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□
제 호 . . . 수신：보고통제 책임자 수신： □
제목			통제번호
근거			보고종별
주요 내용
사용 목적
※ 심사내용：문제점이 없을때는 ○, 문제점이 있을시는 ×로 표시하고 세부심사의견등은 뒷면에 기재
심 사 기 준		보고요구부서							보고통제부서
		과장		부장			실장		보조자			책임자
1. 보고목적의 타당성
2. 내용의 정확성
3. 유사, 중복여부
4. 관련부서의 사전 협의여부
5. 보고기일 또는 주기의 타당성
6. 보고작성기관의 적정성
7. 보고서식의 합리성
8. 결재권자의 적합여부
9. 기존자료 활용 가능성
10. 표본조사 가능성
자료실 비치관리여부 □ 필요, □ 불필요					공동활용기관

190mm×268mm 인쇄용지(특급 70g/㎡)

보 고 통제내용		□ 원 안 승 인 □ 조 정 승 인 □ 불 승 인	보고통제인
※ 심사의견 및 기타
정기보고서식제원				□□ 정기보고 지정 신청 및□□ □□ 개정신청시에 한함 □□
서 식 명
승인번호			구 분			□ 신규 □ 개정
용지의 크 기	mm mm ×		지질및칭량			g/㎡
용지의 색 채			인쇄구분			□ 단면 □ 양면
첨부：서식초안 2부

190mm×268mm 인쇄용지(특급 70g/㎡)

<별지 제3호서식>

(사   업   소   명)

분류기호 및	.       .       .

문 서 번 호

수   신：사     장

참   조：보고통제 책임자

제   목：보고문서 반려

1. [보고요청문서의 분류기호 및 문서번호(시행일자)]와 관련입니다.

2. 위 문서는 보고통제를 받지 아니한 문서이므로 보고통제규정 제13조 제2항의 규정에 의하여 반려하오니 소정 절차를 취하여 주시기 바랍니다.

첨   부：(보고요청문서 제목) 1부 끝.

○ ○ ○ ○ ○ 소장 ○ ○ ○ □

190mm×268mm (신문용지 54g/㎡)

<별지 제4호 서식>

시 간 외 근 무 명 령 부

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

팀(실)

일자	직위	성명	시 간			근 무 내 용	소속장 확 인
			부터	까지	시간수

210mm×297mm (신문용지 54g/㎡)

<별지 제5호서식>	<별지 제6호서식>

기관명		회 보				제 호 . . .
(지 시 사 항) (일 일 명 령) (연 락 사 항) (공 지 사 항) (상 벌 사 항) (기 타) (발 신 명 의) 수신처 :
회 람

대 한 석 탄 공 사
분류기호 및 문서 번호 . . .
수 신 제 목：제 3차독촉 및 관련자 인사조치지시(독촉번호 제 호) 다음의 문서가 소정의 기일까지 보고되지 않아 보고통제규정 제15조 제2항 3호의 규정에 의하여 제3차 독촉장을 발부하니 . . .까지 보고서를 제출할 것이며, 보고 지연의 책임이 있는 관련 직원에 대하여 징계 등 기타 필요한 조치를 지시하니 조치결과를 1개월 내에 보고할 것.
보고요구문서 조치내역
	보고요구	보 고 명
		분류기호및 문서번호		보고종류		승인번호
						승인일자
	독 촉	제1차독촉	제 호	독촉일자		제출기일
		제2차독촉	제 호	독촉일자		제출기일
	중간보고 근 거	분류기호및 문서번호		발송일자		보고예정일
대 한 석 탄 공 사 사 장

190mm×268mm

<별지 제7호서식>

기     관     명

문 서 번 호

시 행 일 자

수       신                           발   신                                    □

참       조

제       목    □ 관인교부(재교부) 신청

□ 관인폐기신고

관 인 명
종 류		□ 청 인 □ 직 인 □ 특수관인
교부(재교부, 폐기) 사유
폐기 대상 관인 처리	폐 기 예 정 일 (분 실 일)	년 월 일
	폐 기 방 법	□ 소 각 □ 이 관 □ 기 타( )
	폐 기 자	소속 : 직급 : 성명 :
비 고

210mm×297mm

<별지 제8호서식>

인 장 날 인 대 장

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

분 류 기 호 문 서 번 호	일 자	발 신	수 신	제 목	서 명		공개 여부	부서
					청구자	날인자
							(공개․ 비공개)

210mm×297mm(신문용지 54g/㎡)

<별지 제9호서식>

문 서 접 수 대 장

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

①	②	③	④	⑤	⑥	첨 부 물		⑨	⑩	⑪
								주무부	인계인	수령인
일련 번호	접수 일자	발신	시행 일자	분류기호 문서번호	제 목
						⑦ 명칭	⑧ 수량

210mm×297mm (백상지 70g/㎡) 양면

<별지 제10호서식>

문  서  영  수  증

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

.      .      .

수 신
분 류 기 호 및 문 서 번 호	시 행 일 자	제 목	부 수	첨 부 물
수 령 자	소속 성 명 직급

210mm×297mm (신문용지 54g/㎡)

<별지 제11호서식>

문  서  사  송  부

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

①	②	③	④	⑤	⑥	첨 부 물		수 령
						⑦ 명 칭	⑧ 수 량	⑨ 일 시	⑩ 인
연번	발신	수신	분류기호 문서번호	시행일자	제 목

210mm×297mm(백상지 70g/㎡)

<별지 제12호서식>

(기  관  명)

분류기호 및 문서번호                    (전화번호)                  시행년월일

수    신

제    목  문서의 반송(반려)

다음 사유로(반송 또는 반려할 문서의 제목, 시행일자, 분류번호 및 문서번호)을 반송(반려)합니다.

가.

나.

다.

210mm×297mm(인쇄용지(2급) 60g/㎡

<별지 제13호서식>

분류기호 문서번호			기 안 용 지 (전화번호 )				시행상 특별취급
과 장	부 장	팀 장		총괄팀장			본 부 장		부 사 장		사 장
보존기간	영 구 준 영 구 10 5 3 1				협 조					감 사
수 신 처 보존기간
공개여부	(공개, 비공개)
시행일자
기 안 책 임 자
										부장감사		실장
경 유 수 신 참 조						발신명의		문서통제
제 목
													보고 통제
													발송

대한석탄공사

<별지 제14호서식>	(앞    쪽)

분 류 번 호 문 서 번 호								(전화번호 )					시 행 상 특별취급
보 존 기 간				영 구 . 준 영 구 10. 5. 3. 1				사 장
수 신 처 보 존 기 간
시 행 일 자
보존기간								협조기관						문 서 통 제
기 안 책 임 자														보 안 담 당 관 검 토
경 유 수 신 참 조									발신명의
제 목
송신사항	송 신 부 의 송 신 연 번									송 신 일 시
	총 송 신 매 수									송 신 자 번 호
	수 신 자 번 호									수 신 자
인										처 리 부 인 수 자

210mm×297mm(인쇄용지(2급) 60g/㎡)

(뒷  쪽)

(         기관명)

분 류 기 호	(전 화 번 호)	시 행 일 자

문 서 번 호	(수신처보존기간)

수       신

참       조

제       목

발   신   명   의

<별지 제15호서식>

내 부 결 재 문 서 대 장

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연 번	발송 일자	수 신	분류기호 문서번호	제 목	첨 부 물		발 송 방 법	기안문 인수자	비고
					명 칭	수 량

210mm×297mm(백상지 70g/㎡) 양면

<별지 제16호서식>

연 번	결재일자	통제일자	제 목	기안처	결재자	비 고

210mm×297mm(인쇄용지(2급) 60g/㎡)

<별지 제17호서식>  전신 및 전화 발(수)신지

문  서  발  송  대  장

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

분류기호 문서번호		송(수)신 용지
결재	담 무	과 장	부 장	팀 장	총괄팀장	본부장	부사장	사 장		감 사
수 신		시 행 년 월 일
참 조		발 신	( )
제 목
문 서 통 제	보 안 성 검 토	접 수 인	연 번
			송 신 자
수 신 자
송수신시간

210mm×297mm(신문용지 54g/㎡)

<별지 제18호서식>

송  신  대  장

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

연 번	접수 일시	제 목	송 신		수 신		원 안
			송 신 일 시	송신자 번 호	수 신 기 관	수신자 번 호	수령자 소 속	수령자 □

210mm×297mm(2급 60g/㎡)

<별지 제19호서식>

수  신  대  장

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

연 번	제 목	송 신		수 신		인 계
		사소명	송신자	일시	수신자	일시	인수자

210mm×297mm(신문용지(2급) 60g/㎡)

<별지 제20호서식>

보 관 철(홀  타)

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

<별지 제21호서식>

색  인  목  록

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

페 이 지	월 일	로	부 터	문 서 기 호 번 호	제 목(내용)

210mm×297mm(70g/㎡)

<별지 제22호서식>

특 수 규 격 문 서 관 리 대 장

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

관 리 번 호	분 류 기 호	제 목	년월일	보 존 기 관	보 관 처 (보관위치)	인 계 이 관 및 폐 기 년 월 일	비 고

210mm×297mm(인쇄용지(2급) 60g/㎡)

<별지 제23호서식>

보 관 보 존 문 서 색 인 표

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

서 류 함 번 호

일련 번호	생산 연도	보존 기간	분류 번호	기능명칭 및부제목	보관철 수 량	일련 번호	생산 연도	보존 기간	분류 번호	기능명칭 및부제목	보관철 수 량

※서류함번호 기재예시 : 8/1의 경우, 8은 서류함번호, 1은 서랍번호임          353mm×250mm(신문용지(특급) 2000g/㎡)

<별지 제24호서식>

보 존 문 서 인 계 이 관 서

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

일 련 번 호	생 산 년 도	문 서 철		보 존 기 간	수 령 처	수 령 인	비 고
		분류기호	기능명칭 및 부제목

210mm×297mm(인쇄용지(2급) 60g/㎡)

<별지 제25호서식>

보 존 문 서 기 록 대 장

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

일 련 번 호	생 산 년 도	문 서 철		보 관 처 (서 고)	파 기 (년월일)
		분류기호	기능명칭 및 부제목

210mm×297mm(인쇄용지(특급) 70g/㎡)

<별지 제26호서식>

보 존 문 서 대 출 기 록 부

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대출일자 (대출기간)	대 출 문 서				대 출 자		반납 일자	결 재
	생산 년도	문서분류번호	보존기간	기능명칭및부제목	직급	성 명		과장	부장

210mm×297mm(인쇄용지(2급) 60g/㎡)

<별지 제27호서식>

촬  영  문  서  목  록

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

촬 영 순 위	생 산 년 도	기 관 명 (보조기관명)	분 류 번 호	보 존 기 간	기 능 명 칭 (부 제 목)	권 수	비 고

상기문서를 마이크로필름으로 촬영하여 보존할 것을 결정함.	210mm×297mm(인쇄용지(2급) 60g/㎡)

<별지 제28호서식>

촬   영   지   시   서

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

다음과 같이 마이크로필름 문서촬영(복제)을 지시함.

.    .    .

촬영대상문서
촬영조건	촬 영 조 건		사 용 조 건
	사 용 렌 즈		촬 영 축 율
촬 영 기 한
원 본 조 치		□ 폐 기 □ 보 존

첨  부 :  1. 촬영문서 목록1부

2. 촬영대상문서  권.  끝.

210mm×297mm(인쇄용지(2급) 60g/㎡)

<별지 제29호 서식>

마 이 크 로 필 름 문 서 기 록 대 장

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

구분	문 서						마 이 크 로 필 름
생산 년도	분류 기호	기능 명칭	보존 기간	생산 기관	수량	폐기	촬 영		필름 (번호)	수량 (매롤)	현 상			검 사				보관처		인수자
											일시	현상자	처방	유화	양화	검사자	판정	원본	부본	일시	인수자
							일자	촬영자

380mm×268mm(인쇄용지(2급) 60g/㎡)

<별지 제30호서식>

서 식 승 인 신 청 서(제원)

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① 서 식 명					② 승 인 번 호
③ 근 거 법 규			가로 mm 세로 mm		④ 주 무 부 서 보 조 기 관	팀(실) 팀
⑤ 용 지 의 규 격					⑥ 서 식 의 종 류
⑦ 지 질 및 칭 량			⑨ 크기 g/㎡		⑧ 사 용 처
	구 분			□ 고딕체	⑮ 보 존 기 간 및 활 용 기 간
				□ 명조체
	⑪ 제 목		P	□ 고딕체	⑯ 인 쇄 구 분
				□ 명조체
	⑫ 부제목		P	□ 고딕체	⑰ 요 청 구 분
				□ 명조체
	⑬ 내 용		P	□ 고딕체	⑱ 용 지 의 색 채
				□ 명조체
	⑭ 기 타		P	□ 고딕체	⑲ 활 자 의 색 채
				□ 명조체
		⑳ 용지의 위쪽 끝부터 위 기본선(기재란)까지 mm
		용지의 왼쪽 끝부터 왼쪽 한계선(기재란)까지 mm
		용지의 오른쪽 끝부터 오른쪽 한계선(기재란)까지 mm
		용지의 아래쪽 끝부터 아래 기본선(기재란)까지 mm
서식의 필요성

*기재상주의

1. ②란은 요청기관에서 기재하지 아니함.

2. ③란은 서식이 존재하는 근거법규를 기재함.

210mm×297mm(신문용지 54g/㎡)

<별지 제31호서식>

서  식  승  인  대  장

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

승 인 번 호	서 식 명	근 거 법 규	규 격 (mm)	지질 및 칭량 (g/㎡)	개 정 일 자			폐지 일자
개 정 일 자					1 차	2 차	3 차

210mm×297mm(인쇄용지(특급) 100g/㎡)

<별지 제32호서식>

				인 장 대 장 □□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□
	사 소 명
			인 명
	등 록	년 월 일				검인
	새 긴 날
	새긴사람
	재 료				인의형상
	적 요

<별지 제33호 서식>

전자문서 출력․복사대장

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일련 번호	문서명	출력․복사일시 (년, 월, 일, 시)	출 력 복사자		출력 복사 매수	확 인 자
			직급	성명		직급	성 명

210㎜×297㎜ (인쇄용지 2급 60g/㎡)

<별지 제34호 서식>

전자직인 등록대장

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관인명
종 류			□ 청인 □ 직인 □ 특수관인
교 부 ․ 재 교 부	전자직인 인 영			등 록 일 : 년 월 일 최초사용일 : 년 월 일
	전자직인 등록당시의 일반직인			교부사유
				관리부서
				비 고
결 재
폐기		전자직인 인 영
				페기사유
				폐 기 자
				비 고
결 재

210㎜×297㎜ (인쇄용지 2급 60g/㎡)

<별지 제35호 서식>

사용자계정 및 전자이미지서명 등록․변경 신청서

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①소 속				②전화번호
③성 명		④직 위				⑤직 급
⑥사원번호		⑦사용자 계정				⑧패스워드
⑨전자 이미지 서명	가로 세로 (4㎝ × 3㎝)
문서규정 제 31조의 1 제2항의 규정에 의하여 전자이미지 서명 등록․변경을 신청합니다. 년 월 일 신청인 (서명 또는 인) 대한석탄공사 사장 귀하

210㎜×297㎜(인쇄용지 2급 60g/㎡)

※ 작성방법

1. ① 소속은 팀(과)단위까지 구체적으로 기재한다.

2. ⑨ 전자이미지서명은 검정 싸인펜으로 네모안에 꽉 차도록 진하고 크게 표시한다.

<별표 1>	<별표 2>	<별표 3>

관 리 통 제		↑ 1 cm ↓
← 2cm →

지 급		↑ 1 cm ↓
← 2cm →

직 인 생 략		↑ 1 cm ↓
← 3cm →

<별표 4> 문서처리인

↑ 1.6 ㎝ ↓	선 결	①	②		결재	④	⑤	↑ 1 ㎝ ↓
						④	⑤	↑ 1 ㎝ ↓
↑ 1.2 ㎝ ↓	접수일자		번호
						④	⑤	↑ 1 ㎝ ↓
↑ 1.2 ㎝ ↓	처리부서	③
						④	⑤	↑ 1 ㎝ ↓
	←─── 10㎝ ────→

※ 처리요령

①② :	①란에 결재권자의 직명을 기재하고
	②란에 서명한다.
③ :	처리처(실) 및 처리부명을 기재한다.
④⑤ :	④란에 결재할 자의 직명을 기재하고
	⑤란에 서명한다.

<별표 5> 경유표시인

기 관 명			↑ 5 ㎝ ↓
접 수 일 시
접 수 번 호
경유
←─── 3㎝ ────→

<별표 6> 문서통제인

문  서  통  제

통 제   년   월   일

기   관   명

0.6㎝

2㎝

<별표 7> 결재인

결     재

.      .      .

2.5㎝

※기재요령

1. 중앙란에는 결재년원일을 기입한다.

2. 하단란에는 결재권자(.  .  .  .  등)이 직명을 쓴다.

<별표 8>

전 결		↑ 0.8 cm ↓
← 1.5cm →

대 결		↑ 0.8 cm ↓
← 1.5cm →

후 열		↑ 0.8 cm ↓
← 1.5cm →

<별표 9>

○ ○ ○ ○ 전결 (직 위 표 시)		↑ 1 cm ↓
← 5cm →

○ ○ ○ ○ 대결 (직 위 표 시)		↑ 1 cm ↓
← 5cm →

<별표 10>

암 호		↑ 1 cm ↓
← 2cm →

음 어		↑ 1 cm ↓
← 2cm →

<별표 11>

전 신		↑ 1 cm ↓
← 2cm →

전 신 타 자		↑ 1 cm ↓
← 2cm →

전 화		↑ 1 cm ↓
← 2cm →

모 사 전 송		↑ 1 cm ↓
← 2cm →

<별표12> 문서발송인

<별표 13>

송 신 필					↑ 4 cm ↓
송 신 부 의 송 신 연 번		송 신 일 시
수 신 자 번 호		수 신 자
송 신 자 번 호		서 명 날 인
← 7cm →

<별표 14>

관 리 번 호					↑ 4 cm ↓
분 류 기 호
보 존 기 간
← 2.5cm →	← 2cm →

<별표 15> 문서폐기인

폐      기

.    .    .

기 관 명

5

㎝

↑

9mm

↓

↑

12mm

↓

↑

9mm

↓

<별표 16> 서식승인필 인

서     식

승  인  필

승인기관명

※ 비고 : 서식통제의 경우는 승인필을 통제필로, 승인기관명을 통제기관명으로 새겨 사용한다.

<별표 17>

규 정		↑ 1 cm ↓
← 2cm →

예 규		↑ 1 cm ↓
← 2cm →

사 본		↑ 1 cm ↓
← 2cm →

원 본 대 조 필		↑ 1 cm ↓
← 3cm →

<별표 18>

보 안 검 토 필		↑ 1 cm ↓
← 3cm →

<별표 19>

마이크로필름촬영필

촬영완료일자 :     .     .     .

필름관리번호 :

기관장 또는 문서부서의 장        □